Excel'de Otomatik Kaydetme Nasıl Açılır (Kolay Bir Kılavuz)

Excel her yeni sürümde sürekli olarak iyileştirilse de, arada bir çöktüğünü görebileceğiniz zamanlar olabilir (özellikle büyük bir veri kümesiyle çalışıyorsanız).

Ve bazen, elektrik kesintisi veya Excel dışındaki bir sorun nedeniyle sisteminizin askıda kalması gibi Excel'in dışında bir faktör olabilir.

Bu gibi durumlarda, verilerinizi kaybetmediğinizden emin olmak için Excel, adından da anlaşılacağı gibi çalışmanızı otomatik olarak kaydedecek olan bir Otomatik Kaydetme özelliğine sahiptir.

Otomatik kaydetme etkinleştirildiğinde, Excel düzenli aralıklarla çalışmanızı kaydeder, bu da işinizin çoğunu kaybetmemenizi sağlar (en fazla birkaç dakikalık çalışma kaybolabilir).

Bu eğitimde, Excel'de Otomatik Kaydet'i nasıl açacağınızı ve bu konuda bilmeniz gereken tüm önemli şeyleri size göstereceğim.

Not: Otomatik Kaydet, Office365'te, dosyalar OneDrive veya SharePoint'e kaydedildiğinde gerçek zamanlı kaydetmenize olanak tanıyan yeni bir özelliktir. Önceki sürümleri kullanıyorsanız (Excel 2010/2013/2016/2019), gerçek zamanlı olmayan ancak çalışmanızı düzenli aralıklarla kaydeden Otomatik Kurtarma Bilgilerini Kaydet'e sahipsiniz.

Otomatik Kaydet ve Otomatik Kurtarma

Otomatik Kaydet, Excel Office 365'teki yeni bir özelliktir, Otomatik Kurtarma önceki sürümlerde de bulunurken.

Otomatik Kaydet, Excel dosyalarınızı OneDrive veya SharePoint'e kaydettiğinizde çalışmanızı gerçek zamanlı olarak kaydetmenize olanak tanır.

Aksine, 'Otomatik Kurtarma Bilgilerini Kaydet', çalışmanızı her 10 dakikada bir (veya belirlediğiniz herhangi bir zaman diliminde) otomatik olarak kaydeden bir seçenektir. Bu seçenek etkinleştirildiğinde, çalışmanızın geçici bir kopyasını tutar ve her 10 dakikada bir kaydetmeye devam eder.

Sisteminizin beklenmedik bir şekilde kapanması durumunda, geçici olarak kaydedilen dosyayı yine de kurtarabilirsiniz (Otomatik Kurtarma özelliğini kullanarak).

Bu derste, bu özelliklerin her ikisini de ele alacağım.

Seçenekler İletişim kutusundan Excel'de Otomatik Kaydet'i Açın

Excel'de Seçenekler iletişim kutusundan Otomatik Kaydet'i etkinleştirebilir ve otomatik kurtarma bilgilerini kaydedebilirsiniz (yani, dosyaları belirli bir zaman aralığında otomatik olarak kaydetmek için). Bir kez yapıldığında, bu sistem üzerinde çalıştığınız tüm çalışma kitapları için bu açılır.

Otomatik Kaydet'in yalnızca Office365 kullanıcıları için mevcut olduğunu unutmayın. O365'iniz yoksa, yalnızca Otomatik Kurtarma'yı kullanabilirsiniz.

Excel'de Otomatik kaydetmeyi açma adımları aşağıdadır:

1. Dosya sekmesine tıklayın
2. Seçenekler'e tıklayın
3. Excel Seçenekleri iletişim kutusunda, soldaki Kaydet seçeneğine tıklayın.
4. Seçeneği işaretleyin - 'Otomatik Kurtarma bilgilerini her defasında kaydet' onay kutusu. Varsayılan olarak değer 10 dakikadır, ancak isterseniz daha düşük veya daha yüksek bir değer seçebilirsiniz.
5. Seçeneği - "Excel'de varsayılan olarak OneDrive ve SharePoint Online dosyalarını Otomatik Kaydet" seçeneğini işaretleyin. Bu seçenek yalnızca Office 365 için çalışır ve çalışmanızı gerçek zamanlı olarak kaydeder (birkaç saniyede bir)
6. Tamam'ı tıklayın

Yukarıdaki adımlar, çalışmanızın her 10 dakikada bir otomatik olarak kaydedilmesini sağlayacaktır.

'Excel'de varsayılan olarak OneDrive ve SharePoint Online dosyalarının otomatik olarak kaydedilmesi' için dosyalarınızın en son dosya biçiminde (yani XLSX değil, XLS) olması gerektiğini unutmayın.

Kullanabileceğiniz diğer faydalı seçenekler:

• Kaydetmeden kapatırsam son Otomatik Kurtarılan sürümü sakla: Excel her 10 dakikada bir çalışmanızı kaydederken (Otomatik Kaydet açıkken), bu seçeneğin etkinleştirilmesi bu 10 dakika arasındaki çalışmanızı bile kaybetmemenizi sağlar (sisteminizin çökmesi veya elektrik kesintisi olması durumunda). Etkinleştirildiğinde, Excel size kaydedilmemiş dosyaları/verileri otomatik olarak kurtarma seçeneğini gösterecektir.
• Dosya Konumunu Otomatik Kurtar: Bu, Excel'in kaydedilmemiş dosyaları kaydettiği konumdur. İsterseniz bu konumu değiştirebilirsiniz. Yönetici değilseniz, bunu değiştiremeyebilirsiniz.

Otomatik Kaydet etkinleştirildiğinde (Onedrive veya SharePoint'te kaydedilen dosyalarla), dosyayı kapattığınızda kaydedilmemiş değişiklikleri kaydetmeniz için bir istem görmezsiniz (çünkü bu değişiklikler birkaç saniyede bir kaydedilir).

Ayrıca, Dosyaya bir VB Kodu (makro) ekliyorsanız, Otomatik Kaydetme durur ve bu dosyayı Makro etkin bir dosya (.xlsm formatı) olarak kaydetmeniz için bir uyarı gösterir.

Otomatik Kaydet artık Excel kullanıcılarının gerçek zamanlı olarak dosya paylaşmasına ve değişiklik yapmasına olanak tanıyor. Ayrıca, sürüm geçmişini görebilir ve isterseniz önceki sürümlere geri dönebilirsiniz. Eski bir dosyayı sürüm geçmişini kullanarak açtığınızda Salt Okunur olarak açılır ve isterseniz yeni bir adla kaydedebilirsiniz.

QAT'ye Otomatik Kaydetme Ekleme (Office 365 için)

OneDrive veya SharePoint kullanıyorsanız, Hızlı Erişim Araç Çubuğuna Otomatik Kaydet seçeneğini de ekleyebilirsiniz (yalnızca Office 365'te bulunur).

Bu, tek bir tıklamayla (bir geçiş düğmesidir) otomatik kaydetmeyi (SharePoint veya OneDrive'da) etkinleştirmenizi sağlar.

Office365 aboneliğimde varsayılan olarak mevcut olsa da, sahip değilseniz, aşağıdaki adımları kullanarak Otomatik Kaydet'i Hızlı Erişim Araç Çubuğuna ekleyebilirsiniz:

1. Hızlı Erişim Araç Çubuğunu Özelleştir simgesine tıklayın
2. Otomatik Olarak Kaydet seçeneğine tıklayın

Açılır menüde 'Otomatik Olarak Kaydet' seçeneğini görmüyorsanız, Daha Fazla Komut'a tıklayın ve QAT'ye Otomatik Kaydet seçeneğini eklemek için Excel Seçenekleri iletişim kutusunu kullanın.

Otomatik Kaydetme ile ilgili bir sorun (Farklı Kaydet ve Kopyasını Kaydet)

Otomatik Kaydet'i etkinleştirip dosyayı OneDrive veya SharePoint'e kaydettiğinizde, artık "Farklı kaydet" seçeneğini görmediğinizi fark edeceksiniz. Bunun yerine, 'Bir Kopyasını Kaydet' seçeneğini görürsünüz (bununla ilgili daha fazla bilgi burada)

Otomatik Kaydet etkinleştirildiğinde ve çalışmanız birkaç saniyede bir kaydedilirken, bazı değişiklikler yapmak ve yeni bir dosya olarak kaydetmek mümkün olmayacaktır.

Örneğin, eski bir dosyayla başlarsanız, üzerinde 20 dakika çalışır ve bir kopyasını kaydederseniz, eski dosyanın yanı sıra 20 dakikalık en son çalışma ile yeni dosyaya sahip olursunuz. Ancak bu, çalışmanızı birkaç saniyede bir kaydeden Otomatik Kaydet etkinken mümkün değildir.

Bu yüzden artık 'Bir kopyasını kaydetmekBir kopya oluşturmak ve ardından değişiklikleri yapmak için kullanabileceğiniz ' seçeneği.

Excel dosyalarınız OneDrive veya SharePoint'te değilse, yine de 'Farklı Kaydet' seçeneğini göreceksiniz.

DropBox veya Google Drive gibi Üçüncü Taraf Araçlarını Kullanma

Dropbox ve Google Drive gibi depolama seçenekleriyle Excel dosyaları için sürüm geçmişi seçeneklerini de alabilirsiniz.

Bu araçlar, dosyada herhangi bir değişiklik olup olmadığını kontrol eder ve önceki sürümü kaydeder. Daha sonra isterseniz bu sürümlere geri dönebilirsiniz.

Bu üçüncü taraf araçlarını kullanmanın faydalarından biri, OneDrive kullanmayan kişilerle kolayca işbirliği yapabilmenizdir.

Google Drive ve Dropbox genellikle OneDrive yerine birçok kişi tarafından tercih edildiğinden, bu seçenekleri kullanan ekipler/müşterilerle çalışırken bu yardımcı olur.

Tek uyarı, bu bulut depolama hizmetlerinde gizli verileri saklamadığınızdan emin olmaktır.

VBA kullanarak Kapatmadan Önce Dosyayı Otomatik Olarak Kaydet

Otomatik Kaydet harika bir özelliktir ve verilerin kaybolmayacağını bilerek Excel ile çok stressiz çalışmayı sağlar.

Office 365'iniz yoksa (bu, Otomatik Kaydetme özelliğine de sahip olmadığınız anlamına gelir), Excel'in Otomatik Kurtarma özelliğine güvenmeniz gerekir.

Kullanabileceğiniz başka bir seçenek de, dosyanızı kapatmadan önce kaydedilmesini sağlayan basit bir VBA koduna sahip olmaktır. Bu, dosyayı kaydetmeden önce kapattığınız için çalışmanızı kaybetmemenizi sağlar.

Not: Bunu kullanmak, yalnızca Office 365'i OneDrive veya SharePoint ile kullanmıyorsanız anlamlı olacaktır. Eğer öyleyseniz, her zaman önceki sürümlere geri dönebilirsiniz ve dosyalarınız yine de otomatik olarak kaydedilir.

Çalışma kitabını kapatmadan önce bir dosyayı kaydetmek için VBA'yı kullanma adımları aşağıdadır:

1. Kapatmadan önce kaydetmek için bu VBA kodunu etkinleştirmek istediğiniz çalışma kitabını açın.
2. ALT tuşunu basılı tutun ve F11 tuşuna (veya Mac'te Command + Option + F11) basın. Bu, VB Düzenleyicisini açar.
3. Proje Gezgini'nde ThisWorkbook nesnesine (bu kodu eklemek istediğiniz dosya için) çift tıklayın.
4. ThisWorkbook kod penceresine aşağıdaki kodu kopyalayıp yapıştırın:

   Private Sub Workbook_BeforeClose(Boolean Olarak İptal Et) ThisWorkbook.Save End Sub

5. VB Düzenleyiciyi Kapatın

Şimdi, çalışma kitabında herhangi bir değişiklik olduğunda ve kaydetmeden önce kapattığınızda, önce bu kodu çalıştıracaktır (çünkü bu, bir olaya dayalı olarak çalışan bir VBA Etkinliğidir - bu durumda çalışma kitabı kapanışıdır). Bu kod önce çalışma kitabını kaydedecek ve ardından kapatacaktır.

Dosyayı daha önce kaydetmediyseniz, bu, dosyanın kaydedileceği konumu belirtmenizi isteyen bir istem gösterecektir.

Mevcut dosyanızın üzerine yazmak istemiyorsanız, kodu, dosyayı bir zaman damgasıyla kaydedecek şekilde de değiştirebilirsiniz. Bu sayede çalışmanız kaybolmaz ve ayrıca bir önceki sürüme geri dönebilirsiniz.

Dosya adında tarih ve zaman damgası ile dosyayı kaydedecek olan VBA kodu aşağıdadır:

Private Sub Workbook_BeforeClose(Boolean Olarak İptal Et) wbname = ThisWorkbook.Name timestamp = Format(Now, "ddmmyyy-hhmmss") ThisWorkbook.SaveAs timestamp & wbname End Sub

Bu, yeni dosyayı, eski dosyanın kaydedildiği yerde adında bir zaman damgası ile kaydedecektir. Dosyanın belirli bir klasöre kaydedilmesini istiyorsanız, kodda o konumu belirtebilirsiniz.

Excel'de Otomatik Kaydet'i etkinleştirmek ve verimli kullanmak hakkında bilmeniz gereken tek şey bu. Office 365 kullanmıyorsanız ve bu nedenle Otomatik Kaydetme özelliğiniz yoksa, Otomatik Kurtarma seçeneklerini yapılandırabilir ve kaydedilmemiş dosyaları kurtarabilirsiniz. Ayrıca, kapattığınızda dosyaların otomatik olarak bir kopya olarak kaydedildiğinden emin olmak için VBA kodu kullanılabilir.

Umarım bu öğreticiyi faydalı bulmuşsunuzdur!