Excel Dosya Boyutunu Küçültmenin 8 Yolu (aslında işe yarıyor)

Excel çalışma kitaplarının, daha fazla veri/formül/görüntü eklendikçe acı verecek kadar yavaş ve ağır hale geldiği bilinmektedir.

Bazen, fazladan boşluktan kurtulmak ve excel dosya boyutunu kontrol altında tutmak kolaydır ve bazen değildir.

Ve Excel web tabanlı bir araç olmadığı için çoğumuz Excel dosyalarını e-posta yoluyla göndererek çalışır ve işbirliği yaparız. Ve 50 MB ağırlığındaki büyük bir Excel dosyasını iş arkadaşlarınızla/müşterilerinizle paylaşmak zor olabilir.

Son işimde, çok yavaş olan Lotus Notes e-posta istemcisini kullandık ve bunun üzerine ağır Excel dosyaları göndermek işkence gibiydi.

Bir Excel çalışma kitabının boyutunu küçültmenin sihirli bir yolu olmasa da, biraz gevşekliği azaltmak için kullanabileceğiniz birkaç teknik vardır.

Not: Bu tekniklerin Excel dosya boyutunu küçültme etkisi, verilerinize bağlı olacaktır. Bazıları için boyutu %50 oranında küçültmeye yardımcı olabilir ve bazıları için yalnızca %5 oranında küçültmeyle sonuçlanabilir.

Excel Dosya Boyutunu Küçültme İpuçları

Excel çalışma kitabınızın dosya boyutunu küçültmek için kullanabileceğiniz teknikler aşağıdadır.

Her ipucu için bazı testler yaptım ve size dosya boyutu üzerindeki etkisini göstermek için anlık görüntüleri ekledim. Alacağınız sonuçlar verilerinize ve dosyalarınıza bağlı olarak değişir.

Çalışma kitabınıza bağlı olarak, bu ipuçlarından birini veya birkaçını kullanabilirsiniz.

Gereksiz Çalışma Sayfalarını/Verileri Kaldırın

En iyi çözümler genellikle en kolay olanlardır.

Ve bu teknik daha çok sağduyulu ve herhangi bir Excel sihirbazından daha az.

Gerekmeyen (ve herhangi bir formülde kullanılmayan) bazı çalışma sayfalarını içeren bir Excel çalışma kitabınız varsa, bunlardan kurtulabilecek misiniz bir bakın.

Bunun Excel dosya boyutuyla doğrudan bir ilişkisi vardır. Bu nedenle, çalışma sayfalarından bazılarını silip çalışma kitabını kaydettiğinizde, anında dosya boyutunun küçüldüğünü göreceksiniz.

Test sonuçları:

Her çalışma sayfasında 2,6 milyon veri noktası (her sütunda 100.000 veri noktası bulunan 26 sütun) bulunan 10 çalışma sayfası içeren bir Excel dosyası oluşturdum.

Bu çalışma kitabının sonuçta ortaya çıkan boyutu 143 MB'dir (ve kaydetmesi ve açması oldukça zaman alır).

Şimdi beş sayfayı sildiğimde, boyut yarı yarıya azaldı (hah).

Gördüğünüz gibi, çalışma sayfanıza sahip olduğunuz veriler, dosya boyutu ile doğrudan bir korelasyona sahiptir.

İkili Biçime Dönüştür (XLSB)

Yalnızca bir Excel dosyasını XLSB biçiminde kaydetmenin dosya boyutunu küçültebileceğini biliyor muydunuz?

Evet bu doğru.

Tek yapmanız gereken bir çalışma kitabını kaydederken .xlsb biçimini kullanmaktır.

İşte bunu yapmak için adımlar:

1. Dosya sekmesine tıklayın.
2. Farklı Kaydet'e tıklayın.
3. Gözat'a tıklayın.
4. Farklı Kaydet iletişim kutusunda, dosya türünü Excel İkili Çalışma Kitabı (.xlsb) olarak değiştirin.

Test sonuçları

14,6 MB alan kaplayan bir Excel çalışma kitabım vardı.

Aynı dosyayı XLSB formatına dönüştürdükten sonra, boyutu 10,4 MB'a düşürmeyi başardım (~%28'lik bir boyut küçültme).

XLSB nedir?

Bir Excel dosyasını (.xlsx veya .xlsm) kaydettiğinizde, XML biçiminde kaydedilir.

Örneğin, XLSX dosyasının dosya uzantısını ZIP olarak değiştirip açarsam, aldığım şey budur.

Ve eğer daha sonra 'xl' klasörüne gidersem ve ardından çalışma sayfası klasörüne gidersem, bana o çalışma kitabındaki çalışma sayfalarını gösterir (ve bu çalışma sayfaları bir XML belgesi olarak kaydedilir).

Şimdi aynısını bir XLSB dosyası ile yapalım.

Bu yüzden önce dosya uzantısını ZIP olarak değiştiriyorum, sonra açıp sayfa1'i buluyorum. İşte aldığınız şey:

Hem XLSX hem de XLSB'nin çalışma sayfasını farklı bir biçimde kaydettiğini fark edeceksiniz.

XLSX/XLSM bunu bir XML dosyası olarak kaydeder ve XLSB bunu bir ikili (.bin) dosyası olarak kaydeder.

Ve fazla teknik olmadan, XML dosyalarının boyutu ikili bir dosyaya kıyasla büyüktür.

Böylece Excel çalışma kitabınızı XLSB formatında kaydettiğinizde dosya boyutu küçülür. Yukarıdaki örneğimizde, boyut küçültme ~%30 idi.

XLSB'ye Karşı XLSX/XLSM

XLSB formatının kullanılması söz konusu olduğunda, boyutun küçültülmesi büyük bir avantajdır. Ancak XLSB formatı ile çalışırken biraz dikkatli olmanız gerekir.

XLSB formatının avantajları:

1. Excel dosya boyutunu küçültür. Bu, büyük dosyalarınız olduğunda ve e-postayla paylaşmak istediğinizde yardımcı olabilir. Boyutu XLSB'ye kaydederek hızla küçültebilirsiniz.
2. XLSB dosyaları, XML dosyasından daha hızlı açılma ve kaydetme eğilimindedir. Yaptığım sınırlı testlere göre XLSB dosyaları %25-50 daha hızlı açılıyor ve tasarruf sağlıyordu. Bu fark, yalnızca büyük Excel dosyalarında fark edilir. Daha küçük dosyalarla hem XLSB hem de XLSX hızlıdır.

XLSB harika görünse de, XLSX/XLSM dosyalarını kullanmaya bağlı kalmanız için birkaç neden vardır:

1. XLSB formatı ile makro olup olmadığını bilemezsiniz. Bu, birisinin kötü amaçlı kod yürütmek için kullanabileceği için onu daha riskli hale getirir.
2. XLSB dosyaları özel bin dosyası biçiminde kodlanırken, XML açık kaynaklı okunabilir bir dosya biçimidir. Bu, Excel ile üçüncü taraf araçları kullanıyorsanız, XML biçimini kullanmanın daha iyi olduğu anlamına gelir.
3. Power Query, bir XLSB dosyasındaki verileri okuyamaz. Dolayısıyla, Power Query kullanıyorsanız verilerinizin XLSX/XLSM biçimlerinde olması daha iyidir.

Genel bir kural olarak, dosya boyutunuz küçükse (5 MB'den az), XLSX/XLSM biçimlerine bağlı kalmak daha iyidir.

İnsanlardan duyduklarıma ve birçok forumda okuduklarıma dayanarak, birçok insan Excel'i kullanmak söz konusu olduğunda dosya formatı olarak XLSB'yi kullanmayı tercih ediyor.

İşte XLSB formatını anlamak için güzel bir makale.

Gereksiz Formülleri Kaldır

Çok fazla formül, çalışma kitabınızın dosya boyutunu şişirir.

Bu nedenle, ihtiyacınız olan bir veri kümeniz varsa ancak içindeki formüllere ihtiyacınız yoksa, bu formülleri değerlere dönüştürmek daha iyidir.

Excel'de formülleri hızla değerlere dönüştürme adımları şunlardır:

1. Tüm çalışma sayfasını/veri kümesini seçin.
2. basın F5 anahtar.
3. Git iletişim kutusunda, 'Özel'i tıklayın.
4. Özel Git iletişim kutusunda Formüller'i seçin.
5. Tamam'ı tıklayın.

Yukarıdaki adımlar, içinde formül bulunan tüm hücreleri seçer.

Şimdi bu formülleri değerlere dönüştürmek için aşağıdaki adımları kullanın:

1. Seçili hücreleri kopyalayın (kontrol + C)
2. Ana Sayfa sekmesini tıklayın.
3. Pano grubunda Yapıştır'a tıklayın.
4. Değeri Yapıştır simgesine tıklayın.

Yukarıdaki adımlar, formülleri olan tüm hücreleri değerlere dönüştürür.

Test sonuçları

2,7 milyon veri noktası (1048576*26) içeren bir Excel dosyası oluşturdum ve ardından formüllerle (SUM, COUNT ve AVERAGE) üç sütun ekledim.

Sonra bu formülleri değerlere dönüştürdüm ve dosyayı farklı bir adla kaydettim.

Sonuç aşağıdadır:

Formül içermeyen dosyanın boyutu ~%8 daha küçüktür (ve yalnızca 3 formül sütunum olduğunu unutmayın).

Çok fazla formülünüz varsa, boyuta ekleyebilir.

NOT: Uçucu formüller dosya boyutunuzu gerçekten şişirebilir. Testin bir parçası olarak, SUM formülünü geçici bir formülle (OFFSET) değiştirdiğimde, dosya boyutunda (186 MB'den 198 MB'ye) bir sıçramaya neden oldu. Dolayısıyla, uçucu olmayan formüllerle değiştirebileceğiniz veya bunları değerlere dönüştürebileceğiniz uçucu formülleriniz varsa, dosya boyutunu küçültmenize yardımcı olacaktır.

Resimleri Sıkıştır (Yüklemeden Önce ve Sonra)

İçinde resim bulunan Excel dosyalarıyla çalışıyorsanız, bu resimleri optimize etmeniz ve boyutun daha küçük olduğundan emin olmanız gerekir.

Görüntülerle ilgili sorun, bunları sıkıştırdıkça, kalite de istemeyebileceğiniz bir azalma olmasıdır.

Resimlerle çalışırken, Excel dosyanızın boyutunu düşük tutmanın en iyi yolu, resimleri Excel'e eklemeden önce sıkıştırmaktır.

Bunu yapmak için iyi bir çevrimiçi araç TinyPNG'dir (veya Photoshop veya benzeri herhangi bir aracı kullanabilirsiniz).

Bir görüntünün boyutunu %90'a kadar azaltabilen ve yine de iyi görüntü kalitesini koruyan ücretsiz bir araçtır.

Aşağıda, 3,9 MB ila 331 KB boyutundaki bir görüntüyü minimum kalite kaybıyla sıkıştırabildiğim ekran görüntüsü var.

Bu sıkıştırılmış görüntüleri Excel'e yükledikten sonra, Excel'deki yerleşik seçeneği kullanarak daha fazla sıkıştırabilirsiniz.

Excel'de bir görüntüyü sıkıştırma adımları şunlardır:

1. Sıkıştırmak istediğiniz görüntüyü seçin.
2. Resim Araçları Biçimi sekmesine tıklayın. Bu, yalnızca bir resme tıkladığınızda görünen bağlamsal bir sekmedir.
3. Ayar grubunda, 'Resmi Sıkıştır' seçeneğine tıklayın.
4. Resimleri Sıkıştır iletişim kutusunda:
   • Çalışma kitabındaki tüm görüntüleri sıkıştırmak istiyorsanız 'Yalnızca bu resme uygula' seçimini kaldırın.
   • Maksimum sıkıştırma için E-posta (96 ppi) öğesini seçin.
5. Tamam'ı tıklayın.
6. Dosya 'yı kaydet.

Bu, tüm görüntüleri sıkıştıracak ve Excel çalışma kitabınızın dosya boyutunu küçültmenize yardımcı olacaktır.

Test sonuçları:

Excel'de sıkıştırma imgesi seçeneğini tek bir görüntü kullanarak kullandım.

Sonuçlar aşağıdadır:

Sıkıştırılmış görüntü seçeneğini kullanarak, dosya boyutu 445 KB'den 43 KB'ye düşürüldü (dosya boyutunda ~%90 azalma).

Bu da görüntüye bağlı olacaktır. Halihazırda sıkıştırılmış bir görüntü, çok büyük bir boyut küçültmesine yol açmayabilir.

Yerden Tasarruf Etmek için Pivot Önbelleğini Kaldırın

Pivot tablolarla çalışıyorsanız ve büyük Excel dosyalarıyla uğraşıyorsanız, Pivot önbelleği hakkında bilgi sahibi olmak faydalı olabilir.

Bir veri kümesi kullanarak bir özet tablo oluşturduğunuzda, Excel otomatik olarak Özet Önbelleği oluşturur.

Pivot önbellek, veri kaynağının bir kopyasını tutan bir nesnedir.

Göremeseniz de, çalışma kitabının bir parçasıdır ve Pivot Tabloya bağlıdır. Özet Tabloda herhangi bir değişiklik yaptığınızda, veri kaynağını değil, Özet Önbelleğini kullanır.

Doğrudan kaynak verilere bağlı olduğunuzu düşünürken, gerçekte, pivot tabloda değişiklik yaptığınızda pivot önbelleğe (kaynak verilere değil) erişirsiniz.

Artık veri kümesinin bir kopyasını oluşturduğunuz için biraz yer kaplıyor.

Yani bir Pivot tablo oluşturduğunuzda, Excel dosyasının boyutunun arttığını fark edeceksiniz.

Yukarıdaki örnekte Pivot tablosunu eklediğim anda dosyanın boyutu iki katına çıkıyor.

Şimdi, Pivot tablolarla çalışırken dosya boyutunu küçültmenin iki yolu vardır.

1. Kaynak verileri saklayın ve Pivot Önbelleğini silin
2. Pivot Önbelleğini saklayın ve kaynak verileri silin

Bu tekniklerin her ikisine de bakalım.

Kaynak Veriyi Saklayın ve Özet Önbelleğini Silin

Özet tabloyla işiniz bittiğinde ve onu kaydederken, Excel'i Özet Önbelleği değil, yalnızca kaynak verileri ve sonuçta ortaya çıkan Özet Tabloyu kaydetmeye zorlayabilirsiniz.

Bunu yapmak, Excel dosyanızı daha hafif hale getirecek ve bir dahaki sefere ihtiyacınız olduğunda Pivot önbelleğini yeniden oluşturmanın bir yolunu bulacaksınız.

Aşağıda, bir Excel dosyasını Pivot Cache ile ve Pivot Cache olmadan kaydettiğinizde meydana gelen boyut farkı yer almaktadır.

İşte adımlar OLUMSUZLUK Pivot Önbelleğini kaydedin:

1. Pivot Tabloda herhangi bir hücreyi seçin.
2. Analiz sekmesine tıklayın.
3. Pivot Tablo 'Seçenekler' simgesine tıklayın.
4. Özet Tablo Seçenekleri iletişim kutusunda, Veri sekmesine tıklayın.
5. Pivot Tablo Verileri seçeneklerinde, işaretini kaldır 'Kaynak verileri dosyayla kaydet'. Bu seçenek, çalışma kitabını kaydettiğinizde Özet Önbelleğin kaydedilmemesini sağlar (ve Excel dosya boyutunun küçültülmesine yardımcı olur).
6. "Dosyayı açarken verileri yenile" seçeneğini işaretleyin. Bu seçenek, çalışma kitabını açar açmaz Özet Tablonun yenilenmesini ve Özet Önbelleğin otomatik olarak oluşturulmasını sağlar. Bu seçeneği işaretlemezseniz, Özet Önbelleği oluşturmak için Özet tablosunu manuel olarak yenilemeniz gerekir.
7. Tamam'ı tıklayın.

Artık dosyayı Pivot tablosuyla kaydettiğinizde, dosya boyutunun küçüldüğünü fark edeceksiniz.

Pivot Önbelleğini Saklayın ve Kaynak Veriyi Silin

Excel dosya boyutunu küçültmenin başka bir yolu da Özet Tablonun kaynak verilerini silmek ve yalnızca Özet Önbelleği tutmaktır.

Bu, Özet Önbellek olarak çalışır ve verilerinizin ayna görüntüsüdür ve Özet Tabloda değişiklik yaparken kaynak verilere erişmezsiniz, bunun yerine Özet Önbelleği kullanırsınız.

Excel dosyasını kaynak veriler olmadan kaydettiğimdeki sonuçlar aşağıdadır.

Bunu yapmak için verileri silin (verileri veya verileri içeren çalışma sayfasını silerek).

Kaynak verileri geri almak istediğinizde, Pivot tablosunun 'Grand Total' hücresine çift tıklayın ve anında tüm veri kümesini yeni bir çalışma sayfasında oluşturacaktır.

Dosyayı Sıkıştırın (ZIP IT)

Bu, Excel uygulamasının dışında yapabileceğiniz bir şeydir.

Bir Excel dosyasını sıkıştırdığınızda, boyutun hemen %10-15 oranında küçüldüğünü göreceksiniz.

Daha sonra bu sıkıştırılmış dosyayı e-posta yoluyla paylaşabilirsiniz ve bunu alan kişi dosyayı açıp Excel çalışma kitabını kullanabilir.

Bir Excel dosyasını sıkıştırmanın adımları (Windows için):

1. Excel Dosyasına sağ tıklayın
2. İmlecinizi Gönder seçeneğinin üzerine getirin.
3. 'Sıkıştırılmış (sıkıştırılmış) klasör' seçeneğine tıklayın.

Bu, seçilen Excel çalışma kitabı için sıkıştırılmış bir dosya oluşturacaktır.

Ayrıca dosya boyutunda bir azalma olduğunu fark edeceksiniz (aşağıda gösterildiği gibi).

Test sonuçları

Bu teknikle Excel çalışma kitabının dosya boyutunu %8 oranında küçültebildim.

Bu teknik, 20-50 MB aralığındaki dosyalar için daha iyi çalışır. Dosya boyutu arttıkça, küçülme yüzdesi çok yüksek değildir.

Veri biçimlendirmesini kaldır

Arka plan rengi uygulama, kenarlık ekleme veya yazı tipi stilini değiştirme gibi veri biçimlendirmelerinin tümü dosya boyutunu artırabilir.

Testlerime dayanarak, bunun çok büyük bir etkisi olmadığını fark ettim.

Aşağıda, biri 2,6 milyon veri noktasına sahip (bir çalışma sayfasında) ve diğeri aynı verilere sahip ancak biçimlendirme uygulanmış (hücre rengi, kenarlık ve italik) iki Excel çalışma kitabının boyutları verilmiştir.

Test sonuçları

İki dosya arasındaki farkın o kadar büyük olmadığını görebilirsiniz (çok fazla veriye sahip olduğunuzda bir etkisi olmasına rağmen).

Veri içeren dosya 14,6 MB'dir ve veri ve biçimlendirme içeren dosya 14,9 MB'dir.

Bu nedenle, Excel çalışma kitabınızın dosya boyutunu küçültmek istiyorsanız, ihtiyacınız olmayan biçimlendirmeyi arayabilirsiniz. Bunu kaldırmak size biraz disk alanı kazandırabilir.

Verileri olduğu gibi korurken tüm biçimlendirmeyi anında kaldırma adımları şunlardır:

1. Tüm veri kümesini seçin (biçimlendirmeyi kaldırmak istediğiniz).
2. Ana Sayfa sekmesini tıklayın.
3. Düzenleme grubunda, 'Temizle'yi tıklayın.
4. 'Biçimleri Temizle'yi tıklayın.
5. Çalışma kitabını kaydedin.

Koşullu biçimlendirmeyi kaldır

Normal veri biçimlendirme gibi, koşullu biçimlendirme de dosya boyutunu artırır.

Ancak testlerime dayanarak, farkın daha az olduğunu fark ettim (çok büyük veri kümelerine sahip birden çok sayfaya uygulanan birden fazla kuralınız yoksa).

Yine de, ihtiyacınız olmayan herhangi bir veri kümesinden koşullu biçimlendirmeyi kaldırmak iyi bir fikirdir.

Boyut dışında, koşullu biçimlendirmeyi kaldırmak için başka bir iyi neden daha vardır - SPEED.

Koşullu biçimlendirme değişkendir ve çalışma sayfasında herhangi bir değişiklik olduğunda yeniden hesaplar. Bu daha yavaş bir çalışma kitabına yol açabilir.

Test sonuçları

27,2 milyon veri noktası içeren bir dosya oluşturdum ve ona 5 koşullu biçimlendirme kuralı uyguladım.

Boyut farkı sadece birkaç KB gibi görünüyor.

Ayrıca Okuyun: Yavaş Excel Tablolarını Hızlandırmak İçin İpuçları

Excel Performans Arttırıcı İpuçları

Yukarıdaki yöntemler Excel dosya boyutunu küçültmenize yardımcı olurken, Excel Çalışma Kitaplarının performansını artırmak için bazı ek ipuçları aşağıda verilmiştir:

1. Uçucu formüller kullanmaktan kaçının. Geçici formüller, dosya boyutunu artırmanın yanı sıra çalışma kitaplarını da yavaşlatır. Uçucu işlevlere örnek olarak RAND, TODAY, OFFSET, DOLAYLI vb. verilebilir.
2. Formül kullanmak yerine büyük bir veri kümesinin özetlerini oluşturmanız gerekiyorsa, bunun yerine Pivot Tablo kullanıp kullanamayacağınıza bakın. Bir Pivot tablo, formüllere kıyasla hızlı ve çok sezgiseldir.
3. Birden çok kaynaktan veri ayıklarsanız veya birden çok dosyadaki verileri birleştirirseniz, verileri almak ve dönüştürmek için Power Query'yi kullanın. Verileri çalışma sayfasında tutmak yerine Power Query bağlantısı olarak kaydedebilirsiniz. Power Query kullanılarak oluşturulan bağlantıları kullanarak kolayca Pivot Tablo oluşturabilirsiniz.
4. Sekmeli verilerinizi bir Excel tablosuna dönüştürün ve formüllerde Excel tablosunu kullanın. Çalışma kitabınızın daha hızlı çalışmasını sağlar ve Excel Tablosu yapılandırılmış başvuruları kullanılarak oluşturulan formüllerin yönetimi daha kolaydır (bunlar daha sezgiseldir).
5. Bir formülde tüm satırı veya sütunu referans almaktan kaçının. Bu, formüllerinizin daha verimli olmasına yardımcı olacaktır.
6. Çalışma kitabınızda çok fazla formül varsa Otomatik hesaplamayı kapatın ve manuel hesaplamaya geçin. Bunu yaparak, çalışma sayfalarında her değişiklik olduğunda formüller yeniden hesaplanmayacaktır. Bu değişikliği Formül sekmesine gidip 'Hesaplama Seçenekleri'ni değiştirerek yapabilirsiniz.

Umarım bu eğitimdeki yöntem ve ipuçlarını faydalı bulursunuz.

Bu öğreticiyi daha kullanışlı hale getirmek için başka ne ekleyebilirim? Lütfen yorumlar bölümünde bana bildirin.