Videoyu İzle - Excel'de Doldurun
Çoğu zaman, yalnızca bir hücrenin veriyle dolu olduğu ve altındaki hücrelerin bir sonraki değere kadar boş kaldığı bir veri seti ile karşılaşabilirsiniz.
Aşağıda gösterildiği gibi bir şey:
Bu biçim bazı insanlar için işe yarasa da, bu tür verilerle ilgili sorun, onu Pivot Tablolar oluşturmak veya hesaplamalarda kullanamamanızdır.
Ve bunun kolay bir düzeltmesi var!
Bu eğitimde, size nasıl hızlı bir şekilde yapılacağını göstereceğim. Excel'deki hücreleri bir sonraki doldurulmuş değere kadar doldurun.
Bunu basit bir Git özel iletişim kutusu tekniği, VBA veya Power Query kullanarak kolayca yapabilirsiniz.
O halde başlayalım!
Yöntem 1 - Özel + Formüle Git'i Kullanarak Doldurun
Aşağıda gösterildiği gibi bir veri kümeniz olduğunu ve A ve B sütunlarındaki verileri doldurmak istediğinizi varsayalım.
B sütununda amaç, altındaki son boş hücreye kadar 'Yazıcı'yı doldurmak ve ardından 'Tarayıcı' başladığında, aşağıdaki hücrelerde hücreler boşalana kadar 'Tarayıcı'yı doldurmaktır.
Kullanılacak adımların altında, tüm boş hücreleri seçmek için özel bölümüne gidin ve basit bir formül kullanarak doldurun:
- Doldurmak istediğiniz verileri seçin (örneğimizde A1:D21)
- 'Ana Sayfa' sekmesine gidin
- Düzenleme grubunda, "Bul ve Seç" simgesine tıklayın (bu, açılır menüde daha fazla seçenek gösterecektir)
- 'Git' seçeneğine tıklayın
- Açılan Go-To iletişim kutusunda Özel düğmesine tıklayın. Bu, 'Özel Git' iletişim kutusunu açacaktır.
- Özel Git iletişim kutusunda, Boşluklar'a tıklayın.
- Tamam'ı tıklayın
Yukarıdaki adımlar, veri kümesindeki tüm boş hücreleri seçer (aşağıda gösterildiği gibi).
Seçilen boş hücrelerde, bir hücrenin seçimin geri kalanından daha açık olduğunu fark edeceksiniz. Bu hücre, formül gireceğimiz aktif hücredir.
Yöntemimiz her durumda işe yarayacağından, hücrenin seçimde nerede olduğu konusunda endişelenmeyin.
Şimdi, seçili boş hücrelerdeki verileri doldurma adımları aşağıdadır:
- Klavyenizdeki eşittir (=) tuşuna basın. Bu, aktif hücreye bir eşittir işareti ekleyecektir
- Yukarı ok tuşuna basın. Bu, hücrenin hücre referansını aktif hücrenin üzerine ekleyecektir. Örneğin bizim durumumuzda B3 aktif hücredir ve bu iki adımı yaptığımızda hücreye =B2 girer.
- Kontrol tuşunu basılı tutun ve Enter tuşuna basın
Yukarıdaki adımlar, tüm boş hücreleri, üstlerindeki değerle otomatik olarak ekler.
Bu çok fazla adım gibi görünse de, bu yöntemi bir kez kavradığınızda, Excel'deki verileri birkaç saniye içinde hızla doldurabileceksiniz.
Şimdi, bu yöntemi kullanırken dikkat etmeniz gereken iki şey daha var.
Formülleri Değerlere Dönüştür
Birincisi, formülleri değerlere dönüştürdüğünüzden emin olmaktır (böylece statik değerleriniz olur ve gelecekte verileri değiştirmeniz durumunda işler karışmaz).
Aşağıda, formülleri Excel'de hızlı bir şekilde değerlere nasıl dönüştüreceğinizi gösteren bir video bulunmaktadır.
Tarih Formatını Değiştirin
Verilerinizde tarih kullanıyorsanız (örnek verilerde olduğum gibi), tarih sütunundaki doldurulmuş değerlerin tarih değil sayı olduğunu fark edeceksiniz.
Tarih sütunundaki çıktı istenen tarih biçimindeyse, iyisinizdir ve başka bir şey yapmanıza gerek yoktur.
Ancak bunlar doğru tarih formatında değilse küçük bir ayar yapmanız gerekir. Doğru değerlere sahip olsanız da, hücrede tarih olarak görüntülenmesi için biçimi değiştirmeniz yeterlidir.
Bunu yapmak için gereken adımlar aşağıdadır:
- Tarihleri içeren sütunu seçin
- Ana Sayfa sekmesine tıklayın
- Sayı grubunda, Biçim açılır menüsüne tıklayın ve ardından tarih biçimini seçin.
Bu dolguyu arada bir yapmanız gerekiyorsa, bu Go-To özel ve formül tekniğini kullanmanızı tavsiye ederim.
Birkaç adımı olmasına rağmen basittir ve sonucu size tam orada veri kümenizde verir.
Ancak bunu oldukça sık yapmanız gerekiyorsa, VBA'ya ve aşağıda ele alınan Power Query yöntemlerine bakmanızı öneririm.
Yöntem 2 - Basit Bir VBA Kodu Kullanarak Doldurun
Excel'deki hücreleri son boş değere kadar hızla doldurmak için gerçekten basit bir VBA makro kodu kullanabilirsiniz.
VBA kodunu dosyaya yalnızca bir kez eklemeniz yeterlidir ve ardından kodu aynı çalışma kitabında veya hatta sisteminizdeki birden çok çalışma kitabında birden çok kez kolayca yeniden kullanabilirsiniz.
Seçimdeki her hücreden geçecek ve boş olan tüm hücreleri dolduracak VBA kodu aşağıdadır:
'Bu VBA kodu, TrumpExcel.com'dan Sumit Bansal tarafından oluşturulur Sub FillDown() Seçimdeki Her hücre için Eğer hücre = "" Sonra hücre.FillDown End If Next End Sub
Yukarıdaki kod, seçimdeki her hücreden geçmek için bir For döngüsü kullanır.
For döngüsü içinde, hücrenin boş olup olmadığını kontrol eden If-Then koşulunu kullandım.
Hücrenin boş olması durumunda, yukarıdaki hücreden gelen değerle doldurulur ve boş olmaması durumunda, for döngüsü hücreyi yok sayar ve bir sonrakine geçer.
Artık VBA kodunuz olduğuna göre, bu kodu Excel'de nereye koyacağınızı göstereyim:
- Doldurmak istediğiniz verileri seçin
- Geliştirici sekmesine tıklayın
- Visual Basic simgesine tıklayın (veya ALT + F11 klavye kısayolunu kullanabilirsiniz). Bu, Excel'de Visual Basic Düzenleyicisini açacaktır.
- Visual Basic Düzenleyicisi'nde, solda Proje Gezgini'ne sahip olacaksınız. Göremiyorsanız, menüdeki 'Görünüm' seçeneğine tıklayın ve ardından Proje Gezgini'ne tıklayın.
- Açık birden fazla Excel çalışma kitabınız varsa, Project Explorer size tüm çalışma kitabı adlarını gösterir. Verilere sahip olduğunuz çalışma kitabı adını bulun.
- Çalışma kitabındaki herhangi bir nesneye sağ tıklayın, Ekle'ye gidin ve ardından Modül'e tıklayın. Bu, o çalışma kitabı için yeni bir modül ekleyecektir.
- Yukarıdaki adımda yeni eklediğiniz 'Modül'e çift tıklayın. Bu modül için kod penceresini açacaktır.
- VBA kodunu kopyalayıp kod penceresine yapıştırın
- İmleci kodun herhangi bir yerine getirin ve ardından araç çubuğundaki yeşil düğmeye tıklayarak veya F5 klavye kısayolunu kullanarak makro kodunu çalıştırın.
Yukarıdaki adımlar VBA kodunu çalıştırır ve verileriniz doldurulur.
Bu VBA kodunu gelecekte tekrar kullanmak isterseniz, bu dosyayı makro etkin bir Excel çalışma kitabı (.XLSM uzantılı) olarak kaydetmeniz gerekir.
Yapabileceğiniz başka bir şey de, bu makroyu her zaman görünür olan Hızlı Erişim Araç Çubuğunuza eklemek ve bu makroya tek bir tıklamayla (arka uçta kodun bulunduğu çalışma kitabında) erişebileceksiniz.
Bu nedenle, bir dahaki sefere doldurmanız gereken verilere sahip olduğunuzda, tek yapmanız gereken seçimi yapmak ve ardından Hızlı Erişim Araç Çubuğundaki makro düğmesine tıklamak.
Bu makroyu Kişisel Makro Çalışma Kitabına da ekleyebilir ve ardından sisteminizdeki herhangi bir çalışma kitabında kullanabilirsiniz.
Kişisel makro çalışma kitapları ve bunlara nasıl kod ekleneceği hakkında daha fazla bilgi için burayı tıklayın.
Yöntem 3 - Power Query Kullanarak Doldurun
Power Query, tek bir tıklamayla doldurmanıza olanak tanıyan yerleşik bir işlevselliğe sahiptir.
Verilerinizi dönüştürmek veya birden çok çalışma sayfasından veya birden çok çalışma kitabından verileri birleştirmek için yine de kullanıyorsanız Power Query kullanılması önerilir.
Mevcut iş akışınızın bir parçası olarak, boş hücreleri hızla doldurmak için Power Query'deki doldurma seçeneğini kullanabilirsiniz.
Power Query'yi kullanmak için verilerinizin bir Excel Tablosu biçiminde olması önerilir. Verilerinizi bir Excel tablosuna dönüştüremezseniz, veriler için adlandırılmış bir aralık oluşturmanız ve ardından Power Query'de bu adlandırılmış aralığı kullanmanız gerekir.
Aşağıda zaten bir Excel tablosuna dönüştürdüğüm veri setine sahibim. Bunu, veri kümesini seçerek, Ekle sekmesine giderek ve ardından Tablo simgesine tıklayarak yapabilirsiniz.
Bir sonraki değere kadar verileri doldurmak için Power Query kullanma adımlarının altında:
- Veri kümesindeki herhangi bir hücreyi seçin
- Veri sekmesine tıklayın
- Verileri Al ve Dönüştür grubunda, "Sayfadan"ı tıklayın. Bu, Power Query düzenleyicisini açacaktır. Power Query'de boş hücrelerin "boş" değerini göstereceğini unutmayın.
- Power Query düzenleyicisinde, doldurmak istediğiniz sütunları seçin. Bunu yapmak için Kontrol tuşunu basılı tutun ve ardından seçmek istediğiniz sütunların başlığına tıklayın. Örneğimizde, Tarih ve Ürün sütunları olacaktır.
- Seçili başlıklardan herhangi birine sağ tıklayın
- 'Doldur' seçeneğine gidin ve ardından 'Aşağı'ya tıklayın. Bu, tüm boş hücrelerdeki verileri doldurur
- Dosya sekmesini ve ardından 'Kapat ve Yükle'yi tıklayın. Bu, çalışma kitabına ortaya çıkan tabloyla birlikte yeni bir çalışma sayfası ekleyecektir.
Bu yöntem biraz abartılı gibi görünse de, Power Query kullanmanın büyük yararlarından biri, orijinal verilerinizin değişmesi durumunda ortaya çıkan verileri hızla güncellemenize olanak sağlamasıdır.
Örneğin, orijinal verilere daha fazla kayıt eklerseniz, yukarıdakilerin hepsini tekrar yapmanız gerekmez. Ortaya çıkan tabloya sağ tıklayıp ardından Yenile'ye tıklayabilirsiniz.
Power Query yöntemi iyi çalışsa da, iş akışınızda zaten Power Query kullanıyorsanız bu yöntemi kullanmak en iyisidir.
Boş hücreleri doldurmak istediğiniz bir veri kümeniz varsa, Git özel yöntemini veya VBA yöntemini (yukarıda ele alınmıştır) kullanmak daha uygun olacaktır.
Yani bunlar kullanabileceğiniz üç basit yol. Excel'de bir sonraki değere kadar boş hücreleri doldurun.
Umarım bu öğreticiyi faydalı bulmuşsunuzdur.
