Excel Elektronik Tablolarındaki Verileri Temizlemenin 10 Süper Düzgün Yolu

Videoyu İzleyin - Excel'de Verileri Temizlemenin 10 Yolu

Veriler, Excel'de yaptığınız herhangi bir analizin bel kemiğini oluşturur. Ve veri söz konusu olduğunda, yanlış gidebilecek tonlarca şey vardır - yapı, yerleşim, biçimlendirme, fazladan boşluklar vb.

Bu blog yazısında, size Excel'deki verileri temizlemenin 10 basit yolunu göstereceğim.

#1 Ekstra Alanlardan Kurtulun

Ekstra boşlukları tespit etmek acı verici bir şekilde zordur. Sözcükler veya sayılar arasındaki fazladan boşlukları bir şekilde fark edebilirsiniz, ancak sondaki boşluklar görünmez bile. İşte bu fazladan boşluklardan kurtulmanın güzel bir yolu: TRIM İşlevini kullanın.

Sözdizimi: TRIM(metin)

Excel TRIM işlevi, hücre referansını (veya metni) girdi olarak alır. Baştaki ve sondaki boşlukların yanı sıra kelimeler arasındaki ek boşlukları (tek boşluklar hariç) kaldırır.

#2 Tüm Boş Hücreleri Seçin ve Tedavi Edin

Boş hücreler, önceden tedavi edilmezse tahribat yaratabilir. Raporlar/gösterge tabloları oluşturmak için kullanılan bir veri kümesindeki boş hücrelerle ilgili sorunlarla sık sık karşılaşıyorum.

Tüm boş hücreleri '0' veya 'Mevcut Değil' ile doldurmak veya basitçe vurgulamak isteyebilirsiniz. Çok büyük bir veri seti varsa, bunu manuel olarak yapmak saatler alabilir. Neyse ki, tüm boş hücreleri bir kerede seçmenin bir yolu var.

1. Tüm veri setini seçin
2. F5'e basın (bu, Git iletişim kutusunu açar)
3. Özel… düğmesine tıklayın (sol altta). Bu, Özel Git iletişim kutusunu açar
   
4. Boş Seçin ve Tamam'a tıklayın
   

Bu, veri kümenizdeki tüm boş hücreleri seçer. Tüm bu hücrelere 0 veya Mevcut Değil girmek istiyorsanız, bunu yazıp tuşuna basmanız yeterlidir. Kontrol + Gir (yalnızca enter tuşuna basarsanız, değerin yalnızca etkin hücreye eklendiğini unutmayın).

#3 Metin Olarak Depolanan Sayıları Sayılara Dönüştür

Bazen metin dosyalarından veya harici veritabanlarından veri içe aktardığınızda, sayılar metin olarak depolanır. Ayrıca, bazı insanlar metin yapmak için bir sayıdan önce kesme işareti (') kullanma alışkanlığına sahiptir. Bu hücreleri hesaplamalarda kullanıyorsanız, bu ciddi sorunlar yaratabilir. İşte metin olarak saklanan bu sayıları tekrar sayılara dönüştürmenin kusursuz bir yolu.

1. Herhangi bir boş hücreye 1 yazın
2. 1 yazdığınız hücreyi seçin ve Control + C tuşlarına basın
3. Sayılara dönüştürmek istediğiniz hücreyi/aralığı seçin
4. Yapıştır -> Özel Yapıştır'ı seçin (Klavye Kısayolu - Alt + E + S)
5. Özel İletişim Kutusunu Yapıştır kutusunda, Çarp'ı seçin (işlemler kategorisinde)
   
6. Tamam'ı tıklayın. Bu, metin biçimindeki tüm sayıları tekrar sayılara dönüştürür.

Özel işlemleri yapıştırma seçenekleriyle yapabileceğiniz daha pek çok şey var. Özel Yapıştır kullanarak Excel'de çarpmanın diğer çeşitli yolları.

#4 - Yinelenenleri Kaldır

Yinelenen verilerle yapabileceğiniz 2 şey olabilir - Vurgula veya Silin.

• Yinelenen Verileri Vurgulayın:
  • Verileri seçin ve Ana Sayfa -> Koşullu Biçimlendirme -> Hücre Kurallarını Vurgula -> Yinelenen Değerler seçeneğine gidin.
  • Biçimlendirmeyi belirtin ve tüm yinelenen değerler vurgulanır.
    
• Verilerdeki Yinelenenleri Sil:
  • Verileri seçin ve Verilere Git -> Yinelenenleri Kaldır'a gidin.
  • Verilerinizin başlıkları varsa, sağ üstteki onay kutusunun işaretli olduğundan emin olun.
  • Yinelenenleri kaldırmak istediğiniz Sütunları seçin ve Tamam'ı tıklayın.
    

Bu, yinelenen değerleri listeden kaldırır. Orijinal listenin bozulmamasını istiyorsanız, verileri başka bir yere kopyalayıp yapıştırın ve ardından bunu yapın.

İlişkili: Excel'de Yinelenenleri Bulmak ve Kaldırmak için En İyi Kılavuz.

#5 Vurgulama Hataları

Excel'de Verilerdeki Hataları vurgulamanın 2 yolu vardır:

Koşullu Biçimlendirmeyi Kullanma

1. Tüm veri setini seçin
2. Ana Sayfaya Git -> Koşullu Biçimlendirme -> Yeni Kural
3. Yeni Biçimlendirme Kuralı İletişim Kutusunda 'Yalnızca İçeren Hücreleri Biçimlendir'i seçin
4. Kural Açıklamasında, açılır menüden Hatalar'ı seçin.
5. Formatı ayarlayın ve Tamam'a tıklayın. Bu, seçilen veri kümesindeki herhangi bir hata değerini vurgular
   

Özele Git'i Kullanma

1. Tüm veri setini seçin
2. F5'e basın (bu, Diyaloğa Git kutusunu açar)
3. Sol alttaki Özel Düğmeye tıklayın
4. Formüller'i seçin ve Hatalar dışındaki tüm seçeneklerin işaretini kaldırın.
   

Bu, içinde hata olan tüm hücreleri seçer. Artık bunları manuel olarak vurgulayabilir, silebilir veya içine herhangi bir şey yazabilirsiniz.

#6 Metni Küçük/Büyük/Uygun Harf Olarak Değiştir

Bir çalışma kitabını devraldığınızda veya metin dosyalarından veri içe aktardığınızda, genellikle adlar veya başlıklar tutarlı olmaz. Bazen tüm metin küçük/büyük harf olabilir veya her ikisinin karışımı olabilir. Bu üç işlevi kullanarak hepsini kolayca tutarlı hale getirebilirsiniz:

LOWER() - Tüm metni Küçük Harf'e dönüştürür.
UPPER() - Tüm metni Büyük Harf'e dönüştürür.
PROPER() - Tüm Metni Uygun Duruma dönüştürür.

#7 Metni Sütuna Dönüştürerek Verileri Ayrıştırma

Bir veritabanından veri aldığınızda veya bir metin dosyasından içe aktardığınızda, tüm metin tek bir hücrede sıkışabilir. Excel'deki Metinden Sütuna işlevini kullanarak bu metni birden çok hücreye ayrıştırabilirsiniz.

1. Ayrıştırmak istediğiniz verileri/metni seçin
2. Veriye Git -> Metni Sütuna Çevir (Bu, Metni Sütunlara Çevirme Sihirbazını açar)
   • Adım 1: Veri türünü seçin (verileriniz eşit aralıklı değilse ve virgül, kısa çizgi, nokta gibi karakterlerle ayrılmışsa Sınırlandırılmış'ı seçin). Sonrakine tıkla
     
   • Adım 2: Sınırlayıcı'yı (verilerinizi ayıran karakter) seçin. Diğer seçeneğini kullanarak önceden tanımlanmış sınırlayıcı veya başka bir şey seçebilirsiniz.
     
   • Adım 3: Veri biçimini seçin. Ayrıca hedef hücreyi seçin. Hedef hücre seçilmezse, geçerli hücrenin üzerine yazılır
     

İlişkili: Sütuna metin kullanarak kullanıcı adını e-posta kimliğinden çıkarın.

#8 Yazım Denetimi

Hiçbir şey çalışmanızın güvenilirliğini bir yazım hatası kadar düşüremez.

Veri kümeniz için bir yazım denetimi yapmak için F7 klavye kısayolunu kullanın.

İşte Excel'de Yazım denetiminin nasıl kullanılacağına ilişkin ayrıntılı bir eğitim.

#9 Tüm Biçimlendirmeyi Sil

İşimde, verileri excel'e almak için birden fazla veritabanı kullandım. Her veritabanının kendi veri biçimlendirmesi vardı. Tüm veriler yerinde olduğunda, tüm biçimlendirmeyi tek seferde nasıl silebileceğiniz aşağıda açıklanmıştır:

1. Veri kümesini seçin
2. Ana Sayfaya Git -> Temizle -> Biçimleri Temizle
   

Benzer şekilde, yalnızca yorumları, köprüleri veya içeriği de temizleyebilirsiniz.

#10 Excel'de Verileri Temizlemek için Bul ve Değiştir'i kullanın

Veri temizliği söz konusu olduğunda bul ve değiştir vazgeçilmezdir. Örneğin, tüm sıfırları seçip kaldırabilir, formüllerdeki referansları değiştirebilir, biçimlendirmeyi bulup değiştirebilirsiniz, vb.

Bul ve Değiştir'in verileri temizlemek için nasıl kullanılabileceği hakkında daha fazla bilgi edinin.

Bunlar, Excel'deki verileri temizlemek için en iyi 10 tekniğim. Daha fazla teknik öğrenmek istiyorsanız, işte MS Excel ekibi tarafından hazırlanan bir kılavuz - Excel'de Verileri Temizleyin.

Kullandığınız başka teknikler varsa, yorumlar bölümünde bizimle paylaşın!