Herhangi bir elektronik tablo aracının çalışmasını sağlayan şey, hücrelere ve aralıklara başvurabilmektir. Ve Excel, piyasadaki en iyi ve en güçlü olanıdır.
Bu eğitimde, Excel'de hücrelere ve aralıklara nasıl başvurulacağı hakkında bilmeniz gereken her şeyi ele alacağım. Aynı sayfadaki temel referanslardan ayrı olarak, bu öğreticinin büyük kısmı şu konular hakkında olacaktır: Excel'de başka bir sayfaya veya çalışma kitabına nasıl başvurulur.
Çalışma biçiminde pek bir fark olmasa da, aynı dosyadaki başka bir sayfaya başvurduğunuzda veya tamamen ayrı bir Excel dosyasına başvurduğunuzda, bu başvurunun biçimi biraz değişir.
Ayrıca, başka bir sayfaya veya diğer harici dosyalara başvururken aklınızda bulundurmanız gereken bazı önemli noktalar vardır.
Ama endişe… çok çılgınca bir şey yok!
Bu öğreticiyi tamamladığınızda, Excel'deki hücrelere ve aralıklara başvurma hakkında bilmeniz gereken her şeyi öğreneceksiniz (aynı çalışma kitabında veya başka bir çalışma kitabında olun).
Başlayalım!
Aynı Sayfadaki Bir Hücreye Referans Verme
Bu, aynı sayfadaki bir hücreye başvurduğunuzda en temel başvuru düzeyidir.
Örneğin, B1 hücresindeysem ve A1 hücresine başvurmak istersem, biçim şöyle olur:
=A1
Bunu yaptığınızda, bu başvuruyu kullandığınız hücredeki değer, A1 hücresindeki değerle aynı olacaktır. Ve A1 hücresinde herhangi bir değişiklik yapmanız durumunda, bunlar bu referansı kullandığınız hücreye yansıtılacaktır.
Başka Bir Sayfadaki Bir Hücreye Referans Verme
Aynı çalışma kitabında başka bir sayfaya başvurmanız gerekiyorsa, aşağıdaki biçimi kullanmanız gerekir:
Sayfa_adı!Hücre_adresi
İlk olarak, sayfa adının ardından bir ünlem işareti ve ardından hücre referansı gelir.
Bu nedenle, Sayfa 1'deki A1 hücresine başvurmanız gerekiyorsa, aşağıdaki referansı kullanmanız gerekir:
=Sayfa1!A1
Ve başka bir sayfada bir hücre aralığına başvurmak istiyorsanız, aşağıdaki biçimi kullanmanız gerekir:
Sayfa_adı!İlk_hücre:Son_hücre
Bu nedenle, aynı çalışma kitabındaki başka bir sayfada A1:C10 aralığına başvurmak istiyorsanız, aşağıdaki referansı kullanmanız gerekir:
=Sayfa1!A1:C10
Size yalnızca hücreye veya aralığa referansı gösterdiğimi unutmayın. Gerçekte, bunları formüllerde kullanıyor olacaksınız. Ancak yukarıda belirtilen referansların formatı aynı kalacaktır.
Çoğu durumda, atıfta bulunduğunuz çalışma sayfasının adında birden çok kelime bulunur. Örneğin, olabilir Proje Verileri veya Satış Verileri.
Boşluklarınız veya alfabetik olmayan karakterleriniz (@, !, #, -, vb. gibi) olması durumunda, adı tek tırnak içinde kullanmanız gerekir.
Örneğin, Satış Verileri adlı sayfada A1 hücresine başvurmak istiyorsanız, aşağıdaki referansı kullanacaksınız:
='Satış Verileri'!A1
Ve sayfanın adının Satış-Veri olması durumunda, bu sayfadaki A1 hücresine başvurmak için aşağıdaki referansı kullanmanız gerekir:
='Satış Verileri'!A1
Aynı çalışma kitabındaki bir sayfaya başvurduğunuzda ve daha sonra çalışma sayfasının adını değiştirdiğinizde, referansın bozulması konusunda endişelenmenize gerek yoktur. Excel bu referansları sizin için otomatik olarak güncelleyecektir.
Bu referansların formatını bilmek harika olsa da, pratikte bunları her seferinde manuel olarak yazmak pek de iyi bir fikir değildir. Zaman alıcı ve yüksek oranda hataya açık olurdu.
Excel'de hücre referansları oluşturmanın daha iyi bir yolunu göstereyim.
Aynı Çalışma Kitabında Başka Bir Sayfaya Otomatik Olarak Başvuru Oluşturma
Başka bir sayfaya hücre başvurusu oluşturmanın çok daha iyi bir yolu, Excel'i referansı oluşturmak istediğiniz hücreye/aralığa yönlendirmek ve Excel'in bunu kendisinin oluşturmasına izin vermektir.
Bu, ünlem işareti veya alıntıların eksik olması veya başka bir biçim sorununun ortaya çıkması konusunda endişelenmenize gerek kalmamasını sağlayacaktır. Excel sizin için doğru referansı otomatik olarak oluşturacaktır.
Aşağıda, başka bir sayfaya otomatik olarak referans oluşturma adımları verilmiştir:
- Geçerli çalışma kitabında başvuruya ihtiyacınız olan hücreyi seçin
- Referansa ihtiyacınız olana kadar formülü yazın (veya sadece referansı istiyorsanız eşittir işareti)
- Başvurmanız gereken sayfayı seçin
- Başvurmak istediğiniz hücreyi/aralığı seçin
- Formülün sonucunu almak için Enter'a basın (veya formül üzerinde çalışmaya devam edin)
Yukarıdaki adımlar, başka bir sayfadaki hücreye/aralığa otomatik olarak bir başvuru oluşturur. Bu referansları formül çubuğunda da görebileceksiniz. İşiniz bittiğinde, basitçe enter tuşuna basabilirsiniz ve size sonucu verecektir.
Örneğin, Satış Verileri adlı bir sayfada A1:A10 hücresinde bazı verileriniz varsa ve bu değerlerin toplamını geçerli sayfada almak istiyorsanız, aşağıdaki adımlar olacaktır:
- Geçerli sayfaya aşağıdaki formülü yazın (sonuca ihtiyacınız olan yere): =Sum(
- 'Satış Verileri' sayfasını seçin.
- Eklemek istediğiniz aralığı seçin (A1:A10). Bunu yaptığınız anda, Excel bu aralığa otomatik olarak bir başvuru oluşturacaktır (bunu formül çubuğunda görebilirsiniz)
- Enter tuşuna basın.
Uzun bir formül oluştururken, başka bir sayfadaki bir hücreye veya aralığa başvurmanız ve ardından başlangıç sayfasına geri dönüp oradaki bir hücreye/aralığa başvurmanız gerekebilir.
Bunu yaptığınızda, Excel'in formülün bulunduğu sayfaya otomatik olarak bir sayfa referansı eklediğini fark edeceksiniz. Bu iyi ve zarar vermese de, buna gerek yok. Böyle bir durumda referansı tutmayı veya manuel olarak kaldırmayı seçebilirsiniz.
Sayfayı ve ardından hücreyi/aralığı seçerek referanslar oluştururken bilmeniz gereken başka bir şey de, Excel'in her zaman bir göreceli referans (yani, n0 $ işaretli referanslar). Bu, formülü (biri başka bir sayfaya referansla) başka bir hücreye kopyalayıp yapıştırırsam, referansı otomatik olarak ayarlayacaktır.
İşte göreceli referansları açıklayan bir örnek.
Geçerli sayfadaki A1 hücresinde aşağıdaki formülü kullandığımı varsayalım (SalesData sayfa adındaki A1 hücresine başvurmak için)
=Satış Verileri!A1
Şimdi, bu formülü kopyalayıp A2 hücresine yapıştırırsam, formül şu şekilde değişecektir:
=SatışVerileri!A1
Bunun nedeni formülün göreceli olması ve kopyalayıp yapıştırdığımda referanslar otomatik olarak ayarlanacak.
Bu başvurunun SalesData sayfasında her zaman A1 hücresine başvurmasını istersem, aşağıdaki formülü kullanmam gerekecek:
=Satış Verileri!$A$1
Satır ve sütun numarasının önündeki dolar işareti bu referansları kilitler, böylece bunlar değişmez.
Mutlak, karma ve göreli referanslar hakkında daha fazla bilgi edinebileceğiniz ayrıntılı bir eğitim burada.
Şimdi aynı çalışma kitabında başka bir sayfaya nasıl başvurulacağını ele aldık, şimdi başka bir çalışma kitabına nasıl başvurabileceğimize bakalım.
Excel'de Başka Bir Çalışma Kitabına Nasıl Başvurulur
Bir hücreye veya aralığa başka bir Excel çalışma kitabına başvurduğunuzda, bu başvurunun biçimi, bu çalışma kitabının açık mı yoksa kapalı mı olduğuna bağlı olacaktır.
Ve elbette, çalışma kitabının adı ve çalışma sayfaları da biçimin belirlenmesinde rol oynar (adınızda boşluklu veya alfabetik olmayan karakterlerin olup olmamasına bağlı olarak).
Öyleyse, farklı senaryolarda başka bir çalışma kitabına harici referansların farklı biçimlerini görelim.
Açık Çalışma Kitabına Dış Referans
Harici bir açık çalışma kitabına başvurmak söz konusu olduğunda, çalışma kitabı adını, çalışma sayfası adını ve hücre/aralık adresini belirtmeniz gerekir.
Harici bir açık çalışma kitabına atıfta bulunurken kullanmanız gereken format aşağıdadır.
='[DosyaAdı]SayfaAdı!HücreAdresi
Bir 'ExampleFile.xlsx' çalışma kitabınız olduğunu ve bu çalışma kitabının 1. Sayfasındaki A1 hücresine başvurmak istediğinizi varsayalım.
Bunun için referans aşağıdadır:
=[ÖrnekDosya.xlsx]Satış Verileri!A1
Harici çalışma kitabı adında veya sayfa adında (veya her ikisinde) boşluk olması durumunda, dosya adını (köşeli parantez içinde) ve sayfa adını tek tırnak içine eklemeniz gerekir.
Aşağıda, isimleri tek tırnak içinde kullanmanız gereken örnekler verilmiştir:
='[Örnek Dosya.xlsx]Satış Verileri'!A1 ='[ÖrnekFile.xlsx]Satış Verileri'!A1 ='[Örnek Dosya.xlsx]Satış Verileri'!A1
Başka Bir Çalışma Kitabına Referans Nasıl Oluşturulur (Otomatik Olarak)
Yine, formatı bilmek iyi olsa da, manuel olarak yazmamak en iyisidir.
Bunun yerine, Excel'i doğru yöne doğrultun ve bu referansları sizin için oluşturacaktır. Bu, daha az hata olasılığıyla çok daha hızlıdır.
Örneğin, 'Satış Verileri' adlı sayfada 'Örnek Dosya' adlı bir çalışma kitabında A1:A10 hücresinde bazı verileriniz varsa ve bu değerlerin toplamını mevcut sayfada almak istiyorsanız, aşağıdaki adımlar olacaktır. :
- Geçerli sayfaya aşağıdaki formülü yazın (sonuca ihtiyacınız olan yere): =Sum(
- 'Örnek Dosya' çalışma kitabına gidin
- 'Satış Verileri' sayfasını seçin.
- Eklemek istediğiniz aralığı seçin (A1:A10). Bunu yaptığınız anda, Excel bu aralığa otomatik olarak bir başvuru oluşturacaktır (bunu formül çubuğunda görebilirsiniz)
- Enter tuşuna basın.
Bu, formülü doğru referanslarla anında oluşturacaktır.
Harici bir çalışma kitabına referans oluştururken fark edeceğiniz bir şey, her zaman mutlak referanslar oluşturacağıdır. Bu, satır ve sütun numaralarından önce bir $ işareti olduğu anlamına gelir. Bu, bu formülü kopyalayıp diğer hücrelere yapıştırırsanız, mutlak referans nedeniyle aynı aralığa atıfta bulunmaya devam edeceği anlamına gelir.
Bunun değişmesini istiyorsanız, referansları manuel olarak değiştirmeniz gerekir.
Kapalı Bir Çalışma Kitabına Dış Referans
Harici bir çalışma kitabı açıkken ve bu çalışma kitabına başvurduğunuzda, dosya adını, sayfa adını ve hücre/aralık adresini belirtmeniz yeterlidir.
Ancak bu kapatıldığında, Excel'in atıfta bulunduğunuz hücreleri/aralığı nerede aradığınıza dair hiçbir fikri yoktur.
Bu nedenle kapalı bir çalışma kitabına başvuru oluşturduğunuzda dosya yolunu da belirtmeniz gerekir.
Aşağıda, Örnek Dosya çalışma kitabındaki Sayfa1 çalışma sayfasındaki A1 hücresine başvuran bir başvuru bulunmaktadır. Bu dosya açık olmadığı için dosyanın kaydedildiği konumu da ifade eder.
='C:\Users\sumit\Desktop\[Örnek Dosya.xlsx]Sayfa1'!$A$1
Yukarıdaki referans aşağıdaki parçalara sahiptir:
- Dosya Yolu - sisteminizde veya ağınızda harici dosyanın bulunduğu konum
- Dosya Adı - harici çalışma kitabının adı. Buna dosya uzantısı da dahildir.
- Sayfa Adı - hücrelere/aralıklara atıfta bulunduğunuz sayfanın adı
- Hücre/Aralık Adresi - bahsettiğiniz tam hücre/aralık adresi
Açık bir çalışma kitabına harici bir referans oluşturup çalışma kitabını kapattığınızda, referansın otomatik olarak değiştiğini fark edeceksiniz. Dış çalışma kitabı kapatıldıktan sonra Excel, dosya yoluna da otomatik olarak bir başvuru ekler.
Dosya Konumunu Değiştirmenin Referanslara Etkisi
Harici bir Excel dosyasında bir hücreye/aralığa başvuru oluşturup ardından kapattığınızda, başvuru artık dosya yolunu da kullanır.
Ancak dosya konumunu değiştirirseniz, çalışma kitabınızda (referansı oluşturduğunuz) hiçbir şey değişmeyecektir. Ancak konumu değiştirdiğiniz için bağlantı şimdi koptu.
Yani bu çalışma kitabını kapatıp açarsanız, size bağlantının koptuğunu ve bağlantıyı güncellemeniz veya tamamen kesmeniz gerektiğini söyleyecektir. Aşağıda gösterildiği gibi size bir istem gösterecektir:
Güncelle'ye tıkladığınızda, bağlantıları düzenleme seçeneklerini seçebileceğiniz başka bir istem gösterecektir (bu, size aşağıdaki iletişim kutusunu gösterecektir)
Bu dosyaları bağlı tutmanız gerekiyorsa, Değerleri Güncelle'ye tıklayarak dosyanın yeni konumunu belirleyebilirsiniz. Excel, oraya gidip seçerek yeni dosya konumunu belirtebileceğiniz bir iletişim kutusu açar.
Tanımlanmış Bir Ada Başvurusu (aynı veya harici çalışma kitabında)
Hücrelere ve aralıklara başvurmanız gerektiğinde, aralıklar için tanımlı adlar oluşturmak daha iyi bir yoldur.
Bu, uzun ve karmaşık bir referans adresi yerine bir ad kullanarak bu aralıklara başvurmanızı kolaylaştırdığı için yararlıdır.
Örneğin, =[Örnek Dosya.xlsx]Sayfa1′!$A$1:$A$10 yerine =SalesData kullanmak daha kolaydır
Ve bu tanımı birden fazla formülde kullandıysanız ve referansı değiştirmeniz gerekiyorsa, bunu sadece bir kez yapmanız yeterlidir.
Bir hücre aralığı için adlandırılmış bir aralık oluşturma adımları şunlardır:
- Adlandırılmış aralığa dahil etmek istediğiniz tüm hücreleri seçin
- Formüller sekmesini tıklayın
- Ad Tanımla seçeneğine tıklayın (Tanımlanmış Adlar grubundadır)
- Yeni Ad iletişim kutusunda, bu aralığa bir ad verin (bu örnekte SalesData adını kullanıyorum). Unutma, adında boşluk olamaz
- Kapsamı Çalışma Kitabı olarak tutun (sayfa düzeyinde yapmak için güçlü bir nedeniniz yoksa)
- Aralığa ilişkin referansların doğru olduğundan emin olun.
- Tamam'ı tıklayın.
Artık adlandırılmış aralığınız oluşturuldu ve hücre adresleriyle hücre referansları yerine onu kullanabilirsiniz.
Örneğin, SalesData aralığındaki tüm bu hücrelerin toplamını almak istersem aşağıdaki formülü kullanabilirsiniz:
=TOPLA(Satış Verileri)
Peki ya bu adlandırılmış aralığı kullanmak istiyorsanız, diğer çalışma sayfaları veya hatta diğer çalışma kitapları mı?
Yapabilirsiniz!
Yukarıdaki bölümde tartıştığımız aynı formatı izlemeniz yeterlidir.
Bu makalenin başına dönmeye gerek yok. Fikri anlamanız için size tüm örnekleri burada vereyim.
Çalışma Kitabı ve Çalışma Sayfası Düzeyinde Adlandırılmış Aralıklar: Aralık adında bir çalışma kitabı düzeyi oluşturduğunuzda, bu ada sahip yalnızca bir aralık olabilir. Bu nedenle, aynı çalışma kitabındaki harici çalışma kitaplarından veya çalışma sayfalarından başvurursanız, çalışma sayfası adını belirtmeniz gerekmez (çalışma kitabının tamamında kullanılabilir olduğu için). Çalışma sayfası düzeyi aralığı adlı bir çalışma sayfası kullanıyorsanız, bunu yalnızca çalışma sayfasında kullanabileceksiniz ve buna atıfta bulunurken çalışma sayfası adını da belirtmeniz gerekecektir.Aynı çalışma sayfasında veya çalışma kitabında tanımlanan ada başvurma
Çalışma kitabı düzeyi için tanımlı adı oluşturduysanız, yalnızca tanımlanan adı kullanarak çalışma kitabının herhangi bir yerinde kullanabilirsiniz.
Örneğin, oluşturduğumuz adlandırılmış aralıktaki (SaledData) tüm hücrelerin toplamını almak istersem, aşağıdaki formülü kullanabilirim:
=TOPLA(SaledData)
Aralık adında bir çalışma sayfası düzeyi oluşturmanız durumunda, bu formülü yalnızca adlandırılmış aralık, formülü kullandığınız sayfada oluşturulmuşsa kullanabilirsiniz.
Başka bir sayfada (Sayfa2) kullanmak istemeniz durumunda, aşağıdaki formülü kullanmanız gerekir:
=TOPLA(Sayfa1!$A$1:$A$10)
Sayfa adında boşluk veya alfasayısal karakterler olması durumunda, sayfa adını tek tırnak içine almanız gerekir.
=SUM('Sayfa 1'!$A$1:$A$10)
Tanımlanan ada başka bir çalışma kitabında başvurma (Açık veya Kapalı)
Başka bir çalışma kitabında adlandırılmış bir aralığa başvurmak istediğinizde, çalışma kitabı adını ve ardından aralığın adını belirtmeniz gerekir.
Örneğin, ExampleFile.xlsx adında bir Excel çalışma kitabınız ve SalesData adında bir adlandırılmış aralığınız varsa, bu aralığın toplamını başka bir çalışma kitabından almak için aşağıdaki formülü kullanabilirsiniz:
=TOPLA(ÖrnekDosya.xlsx!Satış Verileri)
Dosya adında boşluk olması durumunda bunları tek tırnak içinde kullanmanız gerekir.
=SUM('Örnek Dosya.xlsx'!SatışVerileri)
Sayfa düzeyinde adlandırılmış aralıklarınız varsa, çalışma kitabına harici bir çalışma kitabından başvururken çalışma sayfasının yanı sıra çalışma kitabının adını da belirtmeniz gerekir.
Aşağıda, sayfa düzeyinde adlandırılmış bir aralığa başvurma örneği verilmiştir:
=SUM('[Örnek Dosya.xlsx]Sayfa1'!SatışVerileri)
Yukarıda da bahsettiğim gibi, çalışma sayfası düzeyi bir oluşturmak için güçlü bir nedeniniz yoksa, çalışma kitabı düzeyinde aralıklar oluşturmak her zaman en iyisidir.
Kapalı bir çalışma kitabında adlandırılmış bir aralığa başvuruyorsanız, dosya yolunu da belirtmeniz gerekir. Aşağıda buna bir örnek verilmiştir:
=TOPLA('C:\Users\sumit\Desktop\Örnek Dosya.xlsx'!SalesData)
Açık bir çalışma kitabında adlandırılmış bir aralığa başvuru oluşturup çalışma kitabını kapattığınızda, Excel başvuruyu otomatik olarak değiştirir ve dosya yolunu ekler.
Adlandırılmış Aralığa Referans Nasıl Oluşturulur
Çok sayıda adlandırılmış aralık oluşturur ve bunlarla çalışırsanız, her birinin adını hatırlamanız mümkün değildir.
Excel, oluşturduğunuz tüm adlandırılmış aralıkların bir listesini size göstererek size yardımcı olur ve bunları tek bir tıklamayla formüllere eklemenize olanak tanır.
Adlandırılmış aralıktaki tüm değerleri TOPLAMAk için bir formülde kullanmak istediğiniz SalesData adlı bir adlandırılmış aralık oluşturduğunuzu varsayalım.
İşte bunu yapmak için adımlar:
- Formülü girmek istediğiniz hücreyi seçin.
- Formülü, adlandırılmış aralığın eklenmesini istediğiniz noktaya girin
- Klavyenizdeki F3 tuşuna basın. Bu, oluşturduğunuz tüm adların listesini içeren Ad Yapıştır iletişim kutusunu açacaktır.
- Eklemek istediğiniz isme çift tıklayın.
Yukarıdaki adımlar, adı formüle ekler ve formül üzerinde çalışmaya devam edebilirsiniz.
Not: Bu teknik yalnızca aynı çalışma kitabında bulunan ad aralıkları için çalışır. Adları harici bir çalışma kitabında almak istiyorsanız, oraya gitmeniz, Adı Yapıştır iletişim kutusunu kullanarak adı kontrol etmeniz ve ardından geri dönüp formülünüzde kullanmanız gerekir (dosya adını kullanarak doğru biçimde).Diğer sayfalara veya çalışma kitaplarına nasıl başvurulacağı ve Excel'de harici bir başvurunun nasıl oluşturulacağı hakkında bilmeniz gereken tek şey budur.
Umarım bu öğreticiyi faydalı bulmuşsunuzdur.
