Excel'de SIRALAMA (Satırlara, Sütunlara, Renklere, Tarihlere ve Sayılara göre)

Tüm yerleşik seçeneklerle Excel'de verileri sıralamak oldukça kolaylaştı.

Verilerinizi hücrelerdeki değere veya hücre ve yazı tipi rengine göre alfabetik olarak kolayca sıralayabilirsiniz.

Ayrıca çok düzeyli sütun sıralama (yani, A sütununa ve ardından B sütununa göre sıralama) ve satırları sıralama (soldan sağa) yapabilirsiniz.

Ve bu yeterli değilse, Excel ayrıca kendi özel listelerinizi oluşturmanıza ve buna göre sıralama yapmanıza da izin verir (bu ne kadar harika). Böylece verileri gömlek bedenlerine (XL, L, M, S) veya yanıtlara (kesinlikle katılıyorum, katılıyorum, katılmıyorum) veya yoğunluğa (yüksek, orta, düşük) göre sıralayabilirsiniz.

Sonuç olarak, Excel ile çalışırken emrinizde olan çok fazla sıralama seçeneği vardır.

Ve bu kapsamlı, kapsamlı öğreticide, size tüm bu sıralama seçeneklerini ve bunların yararlı olabileceği bazı harika örnekleri göstereceğim.

Bu, birçok konuyu içeren büyük bir eğitim olduğundan, aşağıda bir içerik tablosu sunuyorum. Konulardan herhangi birine tıklayabilirsiniz ve sizi anında oraya götürecektir.

Excel'de Sıralama Seçeneklerine Erişme

Sıralama, verilerle çalışırken çok sık ihtiyaç duyulan bir şey olduğundan, Excel, sıralama seçeneklerine erişmeniz için çeşitli yollar sağlar.

Şeritteki Düğmeleri Sıralama

Sıralama seçeneklerine erişmenin en hızlı yolu, şeritlerdeki sıralama düğmelerini kullanmaktır.

Şeritteki Veri sekmesine tıkladığınızda, 'Sırala ve Filtrele' seçeneklerini göreceksiniz. Bu grupta soldaki üç düğme verileri sıralamak içindir.

İki küçük düğme, bunlara tıkladığınız anda verilerinizi sıralamanıza olanak tanır.

Örneğin, bir veri kümeniz varsa, tüm veri kümesini seçebilir ve verileri sıralamak için iki düğmeden herhangi birine tıklayabilirsiniz. A'dan Z'ye düğmesi, verileri alfabetik olarak en düşükten en yükseğe doğru sıralar ve Z'den A'ya düğmesi, verileri alfabetik olarak en yüksekten en düşüğe sıralar.

Bu düğmeler ayrıca sayılar, tarihler veya saatler ile çalışır.

Şahsen, yapabilecekleri sınırlı olduğundan bu düğmeleri asla kullanmam ve bunları kullanırken daha fazla hata olasılığı vardır. Ancak hızlı bir sıralamaya ihtiyacınız varsa (veri kümesinde boş hücre yoksa), bunlar bunu yapmanın hızlı bir yolu olabilir.

Sıralama İletişim Kutusu

Şeritteki Veri sekmesinde, sıralama grubu içinde başka bir Sırala düğmesi simgesi vardır.

Bu Sırala düğmesi simgesini tıkladığınızda, sıralama iletişim kutusu açılır (aşağıda gösterildiği gibi bir şey).

Sıralama iletişim kutusu, Excel'de sıralama için en eksiksiz çözümdür. Sıralamayla ilgili tüm seçeneklere bu iletişim kutusundan erişilebilir.

Sıralama seçeneklerini kullanmanın diğer tüm yöntemleri sınırlıdır ve tam işlevsellik sunmaz.

Excel'de sıralamam gerektiğinde her zaman iletişim kutusunu kullanmayı tercih etmemin nedeni budur.

Tercihimin önemli bir nedeni, iletişim kutusunu kullanırken hata yapma şansınızın çok daha az olmasıdır. Her şey iyi yapılandırılmış ve işaretlenmiştir (hangisini kullanacağınızı karıştırabileceğiniz şeritteki düğmelerin aksine).

Bu öğreticide, verileri sıralamak için çoğunlukla iletişim kutusunu kullandığımı göreceksiniz. Bunun nedeni, belirli bölümlerde ele aldığım bazı şeylerin (çok düzeyli sıralama veya soldan sağa sıralama gibi) yalnızca iletişim kutusu kullanılarak yapılabilmesidir.Klavye kısayolu - Excel'de verileri sık sık sıralamanız gerekiyorsa, sıralama iletişim kutusunu açmak için klavye kısayolunu öğrenmenizi öneririm. Onun ALT + A + S + S

Filtre Menüsünde Sıralama Seçenekleri

Veri kümenize filtre uyguladıysanız, filtre seçenekleriyle birlikte sıralama seçeneklerini de bulabilirsiniz. Veri kümesindeki herhangi bir hücre seçilerek, Veri sekmesine ve Filtre simgesine tıklanarak bir filtre uygulanabilir.

Aşağıda gösterildiği gibi bir veri kümeniz olduğunu ve filtre uyguladığınızı varsayalım.

Herhangi bir sütun için filtre simgesine tıkladığınızda (sütun başlık hücresinin sağındaki küçük aşağı bakan üçgen simgesi), orada da bazı sıralama seçenekleri göreceksiniz.

Bu sıralama seçeneklerinin sütundaki verilere göre değiştiğini unutmayın. Dolayısıyla, metniniz varsa, size A'dan Z'ye veya Z'den A'ya sıralama seçeneğini gösterir, ancak sayılarınız varsa, size en büyükten en küçüğe veya en küçükten en büyüğe sıralama seçeneklerini gösterir.

Sağ tıklama seçenekleri

İletişim kutusunu kullanmanın yanı sıra, sağ tıklamayı kullanmak bazen kullandığım başka bir yöntemdir (yalnızca iki tıklama gerektirdiği için süper hızlıdır).

Sıralamak istediğiniz bir veri kümeniz olduğunda, herhangi bir hücreye sağ tıklayın ve size sıralama seçeneklerini gösterecektir.

Şeritte veya Filtre seçeneklerinde görmediğiniz bazı seçenekler gördüğünüzü unutmayın. Her zamanki değere göre sıralama ve özel sıralama seçeneği (Sırala iletişim kutusunu açar) olsa da, üstte Seçilen Hücre rengini koy/Yazı tipi rengi/Biçimlendirme simgesi gibi seçenekleri de görebilirsiniz.

Tüm renkli hücreleri (veya farklı yazı tipi rengine sahip hücreleri) hızlı bir şekilde üstte bir araya getirmeme izin verdiği için bu seçeneği oldukça faydalı buluyorum. Sık sık geçtiğim aylık gider verilerine sahibim ve bazı hücreleri manuel olarak vurguluyorum. Daha sonra tüm bu hücreleri en üstte hızlıca bir araya getirmek için bu seçeneği kullanabilirim.

Artık Excel'deki sıralama seçeneklerine erişmenin tüm yollarını ele aldığıma göre, bunları farklı senaryolarda verileri sıralamak için nasıl kullanacağımızı görelim.

Excel'de Verileri Sıralama (Metin, Sayılar, Tarihler)

Uyarı: Çoğu zaman sıralama, veri kümesinde tek bir hücre seçtiğinizde bile çalışır. Ancak bazı durumlarda sorunlarla karşılaşabilirsiniz (veri kümenizde boş hücreler/satırlar/sütunlar olduğunda). Verileri sıralarken, herhangi bir sorun olasılığını önlemek için tüm veri kümesini seçip ardından sıralamak en iyisidir.

Sahip olduğunuz verilerin türüne göre Excel'deki sıralama seçeneklerini kullanabilirsiniz.

Metne Göre Sıralama

Aşağıdaki gibi bir veri kümeniz olduğunu ve tüm bu kayıtları öğrencinin ismine göre alfabetik sıraya göre sıralamak istediğinizi varsayalım.

Aşağıda bu metin verilerini alfabetik sıraya göre sıralama adımları verilmiştir:

1. Tüm veri kümesini seçin
2. Veri sekmesine tıklayın
3. Sırala simgesini tıklayın. Bu, Sırala iletişim kutusunu açacaktır.
4. Sırala iletişim kutusunda, verilerimin üstbilgileri var'ın seçili olduğundan emin olun. Verilerinizin üstbilgileri yoksa, bunun işaretini kaldırabilirsiniz.
5. 'Sıralama ölçütü' açılır menüsünden 'Ad'ı seçin
6. "Sırala" açılır menüsünde "Hücre Değerleri"nin seçili olduğundan emin olun.
7. Sipariş açılır menüsünde, A-Z'yi seçin
8. Tamam'ı tıklayın.

Yukarıdaki adımlar, tüm veri kümesini sıralar ve sonucu aşağıda gösterildiği gibi verir.

Neden sadece şeritteki düğmeleri kullanmıyorsunuz?

Yukarıdaki Excel'deki verileri sıralama yöntemi, yalnızca şeritteki sıralama simgesine tıklamakla karşılaştırıldığında birçok adım gibi görünebilir.

Ve bu doğru.

Yukarıdaki yöntem daha uzundur, ancak herhangi bir hata şansı yok.

Şeritteki sıralama düğmelerini kullandığınızda, yanlış gidebilecek birkaç şey vardır (ve büyük bir veri kümeniz olduğunda bunu fark etmek zor olabilir.

Bu öğreticide daha sonra düğmeleri kullanmanın sakıncalarını tartışırken, size neyin yanlış gidebileceğini hızlıca göstereyim.

Aşağıdaki örnekte, Excel bir başlık satırı olduğunu algılayamadığından, başlık dahil tüm veri kümesini sıralar.

Bu sorun, sıralama iletişim kutusuyla önlenir, çünkü size verilerinizin üstbilgileri olup olmadığını açıkça belirtme seçeneği sunar.

Sırala iletişim kutusunu kullanmak hata olasılığını ortadan kaldırdığından, Excel'deki diğer tüm sıralama yöntemleri yerine bunu kullanmanızı öneririm.

Sayılara Göre Sıralama

Şimdi, metin sıralamanın nasıl çalıştığına dair bir fikir edindiğinizi varsayıyorum (bu bölümün üstünde ele alınmıştır).

Diğer sıralama türleri (sayılara, tarihlere veya renge göre) küçük değişikliklerle hemen hemen aynı adımları kullanacaktır.

Aşağıda gösterildiği gibi bir veri kümeniz olduğunu ve bu verileri her öğrencinin aldığı puanlara göre sıralamak istediğinizi varsayalım.

Aşağıda bu verileri sayılara göre sıralama adımları verilmiştir:

1. Tüm veri kümesini seçin
2. Veri sekmesine tıklayın
3. Sırala simgesini tıklayın. Bu, Sırala iletişim kutusunu açacaktır.
4. Sırala iletişim kutusunda, verilerimin üstbilgileri var'ın seçili olduğundan emin olun. Verilerinizin üstbilgileri yoksa, bunun işaretini kaldırabilirsiniz.
5. 'Sıralama ölçütü' açılır menüsünden 'Ad'ı seçin
6. "Sırala" açılır menüsünde "Hücre Değerleri"nin seçili olduğundan emin olun.
7. Sıra açılır menüsünde "En Büyükten En Küçüğe"yi seçin
8. Tamam'ı tıklayın.

Yukarıdaki adımlar, tüm veri kümesini sıralar ve sonucu aşağıda gösterildiği gibi verir.

Tarih/Saate Göre Sıralama

Tarih ve saat farklı görünse de, rakamlardan başka bir şey değildirler.

Örneğin, Excel'de 44196 sayısı, 31 Aralık 2021-2022 için tarih değeri olacaktır. Bu numarayı tarih gibi görünecek şekilde biçimlendirebilirsiniz, ancak Excel'de arka uçta hala bir sayı olarak kalır.

Bu aynı zamanda tarihleri ​​sayı olarak ele almanıza da olanak tanır. Yani tarih içeren bir hücreye 10 ekleyebilirsin ve sana 10 gün sonraki tarihin numarasını verir.

Aynı şey Excel'deki zaman için de geçerli.

Örneğin, 44196.125 sayısı, 31 Aralık 2021-2022'de saat 03:00'ü temsil eder. Sayının tamsayı kısmı tam bir günü temsil ederken, ondalık kısım size zamanı verir.

Hem tarih hem de saat sayı olduğundan, bu sayıları benzer şekilde sıralayabilirsiniz.

Aşağıdaki gibi bir veri kümeniz olduğunu ve bu verileri proje teslim tarihine göre sıralamak istediğinizi varsayalım.

Aşağıda, bu verileri tarihlere göre sıralama adımları verilmiştir:

1. Tüm veri kümesini seçin
2. Veri sekmesine tıklayın
3. Sırala simgesini tıklayın. Bu, Sırala iletişim kutusunu açacaktır.
4. Sırala iletişim kutusunda, verilerimin üstbilgileri var'ın seçili olduğundan emin olun. Verilerinizin üstbilgileri yoksa, bunun işaretini kaldırabilirsiniz.
5. 'Sıralama ölçütü' açılır menüsünden 'Gönderim Tarihi'ni seçin
6. "Sırala" açılır menüsünde "Hücre Değerleri"nin seçili olduğundan emin olun.
7. Sipariş açılır menüsünde 'En Eskiden En Yeniye'yi seçin
8. Tamam'ı tıklayın.

Yukarıdaki adımlar, tüm veri kümesini sıralar ve sonucu aşağıda gösterildiği gibi verir.

Tarih ve saat sayı olmakla birlikte, Excel'in bunların görüntülenme biçimlerinin farklı olduğunu kabul ettiğini unutmayın. Bu nedenle tarihe göre sıralama yaptığınızda "Eskiden En Yeniye" ve "En Yeniden En Eskiye" sıralama ölçütlerini gösterirken, sayıları kullandığınızda "En Büyükten En Küçüğe" veya "En Küçükten En Büyüğe" şeklinde sıralanır. Excel'i harika bir elektronik tablo aracı yapan bu kadar küçük şeyler (Not: Google E-Tablolar çok fazla ayrıntı göstermiyor, yalnızca A-Z veya Z-A'ya göre mülayim sıralama)

Hücre Rengine / Yazı Tipi Rengine Göre Sıralama

Bu seçenek harika ve her zaman kullanıyorum (belki biraz fazla).

Sık sık manuel olarak analiz ettiğim ve bunu yaparken hücreleri vurguladığım veri kümelerim var. Örneğin, bu blogdaki (bir Excel sayfasında bulunan) bir makale listesine bakıyordum ve geliştirmem gerekenleri vurguladım.

Ve işim bittiğinde, bu verileri hücre renklerine göre hızla sıralayabilirim. Bu, tüm bu vurgulanan hücreleri/satırları en üstte bir araya getirmeme yardımcı oluyor.

Ve muhteşemliğe eklemek için, birden çok renge göre sıralayabilirsiniz. Bu nedenle, hemen dikkat edilmesi gereken makale adlarına sahip hücreleri kırmızıyla ve bazılarıyla daha sonra ilgilenilebilecek olanları sarıyla vurgularsam, verileri önce tüm kırmızı satırları, ardından sarıyı gösterecek şekilde sıralayabilirim.

Daha fazlasını öğrenmek istiyorsanız, kısa süre önce birden çok renge göre sıralama hakkında bu makaleyi yazdım. Bu bölümde, sadece bir renge göre nasıl sıralama yapacağınızı hızlıca göstereceğim.

Aşağıda gösterildiği gibi bir veri kümeniz olduğunu ve renge göre sıralamak ve tüm kırmızı hücreleri en üstte almak istediğinizi varsayalım.

Aşağıda renge göre sıralama adımları verilmiştir:

1. Tüm veri kümesini seçin
2. Veri sekmesine tıklayın
3. Sırala simgesini tıklayın. Bu, Sırala iletişim kutusunu açacaktır.
4. Sırala iletişim kutusunda, verilerimin üstbilgileri var'ın seçili olduğundan emin olun. Verilerinizin üstbilgileri yoksa, bunun işaretini kaldırabilirsiniz.
5. 'Sıralama ölçütü' açılır menüsünde, 'Gönderme Tarihi'ni (veya renkli hücrelere sahip olduğunuz sütunu) seçin. Bu örnekte tüm sütunlarda renkli hücrelere sahip olduğumuz için herhangi birini seçebilirsiniz.
6. 'Sırala' açılır menüsünden 'Hücre Rengi'ni seçin.
7. Sıra açılır menüsünde, sıralamak istediğiniz rengi seçin. Veri setinde birden fazla hücre renginiz varsa, size tüm bu renkleri burada gösterecektir.
8. Son açılır menüde 'Üstte' seçeneğini seçin. Burası, renkli hücrelerin veri kümesinin üstünde mi yoksa altında mı olmasını istediğinizi belirlediğiniz yerdir.
9. Tamam'ı tıklayın.

Yukarıdaki adımlar, veri kümenizi renge göre sıralar ve sonucu aşağıda gösterildiği gibi alırsınız.

Bu verileri hücre rengine göre sıraladığımız gibi, yazı tipi rengine ve koşullu biçimlendirme simgesine göre de yapabilirsiniz.

Çok Düzeyli Veri Sıralama

Gerçekte, veri kümeleri nadiren bu eğitimde kullandığım kadar basittir.

Sizinki binlerce satıra ve yüzlerce sütuna kadar uzanabilir.

Ve çok büyük veri kümeleriniz olduğunda, daha fazla veri dilimine ve zara da ihtiyaç vardır. Çok düzeyli veri sıralama, büyük bir veri kümeniz olduğunda ihtiyaç duyabileceğiniz şeylerden biridir.

Çok düzeyli veri sıralama, veri kümesini bir sütundaki değerlere göre sıralayabileceğiniz ve ardından başka bir sütundaki/sütunlardaki değerlere göre yeniden sıralayabileceğiniz anlamına gelir.

Örneğin, aşağıda gösterilen veri kümeniz olduğunu ve bu verileri iki kritere göre sıralamak istediğinizi varsayalım:

1. Bölge
2. Satışlar

Yukarıdaki iki kritere göre bu sıralamanın çıktısı size aşağıda gösterildiği gibi bir veri seti verecektir.

Yukarıdaki örnekte, önce bölgelere göre sıralanmış ve ardından her bölge içinde veriler satış değerine göre daha fazla sıralanmıştır.

Bu, her bölgede hangi satış temsilcilerinin iyi veya hangilerinin kötü performans gösterdiğini hızlı bir şekilde görmemizi sağlar.

Aşağıda, verileri birden çok sütuna göre sıralama adımları verilmiştir:

1. Sıralamak istediğiniz tüm veri kümesini seçin.
2. Veri sekmesine tıklayın.
3. Sıralama Simgesine tıklayın (aşağıda gösterilen). Bu, Sırala iletişim kutusunu açacaktır.
4. Sırala iletişim kutusunda, verilerimin üstbilgileri var'ın seçili olduğundan emin olun. Verilerinizin üstbilgileri yoksa, bunun işaretini kaldırabilirsiniz.
5. Sıralama İletişim kutusunda aşağıdaki seçimleri yapın
   • Sıralama ölçütü (Sütun): Bölge (bu, sıralamanın ilk düzeyidir)
   • Sıralama: Hücre Değerleri
   • Sipariş: A'dan Z'ye
6. Düzey Ekle'ye tıklayın (bu, başka bir sıralama seçeneği düzeyi ekleyecektir).
7. İkinci sıralama düzeyinde aşağıdaki seçimleri yapın:
   • Ardından (Sütun): Satışlar
   • Sıralama: Değerler
   • Sıralama: En Büyükten En Küçüğe
8. Tamam'ı tıklayın

Profesyonel İpucu: Sırala iletişim kutusunun 'Kopya Düzeyi' özelliği vardır. Bu, seçilen sıralama düzeyini hızla kopyalar ve ardından kolayca değiştirebilirsiniz. Bu özelliği bilmek iyidir ve birden çok sütuna göre sıralama yapmanız gerektiğinde size zaman kazandırabilir.

Aşağıda, Excel'de çok düzeyli bir sıralamanın nasıl yapıldığını gösterdiğim bir video var:

Özel Listeye Göre Sıralama

Excel'in zaten bazı ortak sıralama ölçütleri olsa da (metinle alfabetik olarak, sayılarla küçükten büyüğe veya büyükten küçüğe, tarihlerle birlikte en eskiden en yeniye veya en yeniden en eskiye sıralama gibi), bu yeterli olmayabilir.

Size bir örnek vermek gerekirse, aşağıdaki veri setine sahip olduğumu varsayalım:

Şimdi, bölgeye göre alfabetik olarak sıralarsam, iki seçeneğim var - A'dan Z'ye veya Z'den A'ya. Bölge sütununu kullanarak bu verileri A'dan Z'ye alfabetik olarak sıraladığımda aldığım şey aşağıdadır.

Ama ya bu sıralama düzeninin Doğu, Batı, Kuzey, Güney olmasını istersem?

Elbette, sıralamadan sonra verileri yeniden düzenleyebilirsiniz, ancak bunu yapmanın etkili yolu bu değildir.

Bunu yapmanın doğru yolu özel listeler kullanmaktır.

Özel liste, Excel'in oluşturmanıza ve ardından yerleşik listeler gibi (ay adları veya hafta içi adlar gibi) kullanmanıza izin verdiği bir listedir. Özel bir liste oluşturduktan sonra, bunu veri sıralama veya doldurma tutamacı gibi özelliklerde kullanabilirsiniz.

Özel listelerin yararlı olabileceği bazı örnekler şunları içerir:

• Verileri bölge/şehir adına göre sıralama
• Tişört bedenlerine göre sıralama - Küçük, Orta, Büyük, Ekstra Büyük
• Anket yanıtlarına göre sıralama - Kesinlikle Katılıyorum, Katılıyorum, Tarafsız, Katılmıyorum
• Olasılığa göre sıralama - yüksek, orta, düşük

Özel ölçütlere göre sıralama yapmaya çalışmanın ilk adımı özel listeyi oluşturmaktır.

Excel'de özel liste oluşturma adımları:

1. Dosya sekmesine tıklayın
2. Seçenekler'e tıklayın
3. Excel Seçenekleri İletişim Kutusunda, sol bölmedeki listeden 'Gelişmiş'i seçin.
4. Gelişmiş seçili içinde aşağı kaydırın ve 'Özel Listeyi Düzenle'yi seçin.
5. Özel Listeler iletişim kutusunda, Liste Girişleri başlıklı kutuya kriterlerinizi yazın. Kriterlerinizi virgülle ayırarak yazın (Doğu, Batı, Kuzey, Güney) [listelenmişse kriterlerinizi de içe aktarabilirsiniz].
6. Ekle'yi tıklayın
7. Tamam'ı tıklayın

Yukarıdaki adımları tamamladıktan sonra, Excel, verileri sıralamak için kullanabileceğiniz özel bir liste oluşturacak ve saklayacaktır.

Özel listedeki öğelerin sırasının, listenizin nasıl sıralanacağını belirleyen şey olduğunu unutmayın.

Bir Excel çalışma kitabında özel bir liste oluşturduğunuzda, bu liste sisteminizdeki tüm çalışma kitaplarında kullanılabilir hale gelir. Bu nedenle, onu yalnızca bir kez oluşturmanız gerekir ve onu tüm çalışma kitaplarında yeniden kullanabilirsiniz.

Özel bir liste kullanarak sıralama adımları

Aşağıda gösterildiği gibi bir veri kümeniz olduğunu ve bölgelere göre sıralamak istediğinizi varsayalım (sıralama düzeni Doğu, Batı, Kuzey ve Güney'dir)

Zaten özel bir liste oluşturduğumuz için, verilerimizi sıralamak için kullanabiliriz.

Özel bir liste kullanarak bir veri kümesini sıralama adımları şunlardır:

1. Tüm veri kümesini seçin
2. Veri sekmesine tıklayın
3. Sırala simgesini tıklayın. Bu, Sırala iletişim kutusunu açacaktır.
4. Sırala iletişim kutusunda, verilerimin üstbilgileri var'ın seçili olduğundan emin olun. Verilerinizin üstbilgileri yoksa, bunun işaretini kaldırabilirsiniz.
5. 'Sıralama ölçütü' açılır menüsünde, 'Bölge'yi (veya renkli hücrelere sahip olduğunuz sütunu) seçin.
6. "Sırala" açılır menüsünde "Hücre Değerleri"ni seçin.
7. Sipariş açılır menüsünde 'Özel Liste'yi seçin. Üzerine tıkladığınız anda, Özel Listeler iletişim kutusu açılacaktır.
8. Özel Listeler iletişim kutusunda, sol bölmeden önceden oluşturduğunuz özel listeyi seçin.
9. Tamam'ı tıklayın. Bunu yaptığınızda, sıralama düzeni açılır alanında özel sıralama kriterlerini göreceksiniz.
10. Tamam'ı tıklayın.

Yukarıdaki adımlar, veri kümenizi özel sıralama ölçütlerine göre sıralayacaktır.

Not: Verileri buna göre sıralamak için önceden özel bir liste oluşturmanız gerekmez. Sırala iletişim kutusundayken de oluşturabilirsiniz. Özel Listeye tıkladığınızda (yukarıdaki 7. adımda), özel liste iletişim kutusu açılır. Orada da özel bir liste oluşturabilirsiniz.

Özel listeler büyük/küçük harfe duyarlı değildir. Büyük/küçük harfe duyarlı bir sıralama yapmak istiyorsanız bu örneğe bakın.

Soldan Sağa Sıralama

Çoğu durumda büyük olasılıkla sütun değerlerine göre sıralama yapacak olsanız da, bazen satır değerlerine göre de sıralama yapmanız gerekebilir.

Örneğin aşağıdaki veri setinde Bölge satırındaki değerlere göre sıralamak istiyorum.

Bu tür veri yapısı sütunlu veriler kadar yaygın olmasa da, bu tür yapılarla çalışan birçok insan gördüm.

Excel, soldan sağa sıralamanıza olanak tanıyan yerleşik bir işlevselliğe sahiptir.

Bu verileri soldan sağa sıralamak için gereken adımlar aşağıdadır:

1. Tüm veri kümesini seçin (başlıklar hariç)
2. Veri sekmesine tıklayın
3. Sırala simgesini tıklayın. Bu, Sırala iletişim kutusunu açacaktır.
4. Sırala iletişim kutusunda, Seçenekler'e tıklayın.
5. Sıralama Seçenekleri iletişim kutusunda, 'Soldan sağa sırala'yı seçin
6. Tamam'ı tıklayın.
7. 'Sırala' açılır menüsünde Satır 1'i seçin. Bunu yaparak, Sıra 1'deki değerlere göre sıralamanın yapılması gerektiğini belirtiyoruz.
8. "Sırala" açılır menüsünde "Hücre Değerleri"ni seçin.
9. Sıra açılır menüsünde A-Z'yi seçin (isterseniz özel sıralama listesini de kullanabilirsiniz)
10. Tamam'ı tıklayın.

Yukarıdaki adımlar, Satır 1 değerlerine göre verileri soldan sağa sıralar.

Excel, soldan sağa sıralarken üstbilgileri tanımıyor (hatta belirtmenize bile izin vermiyor). Bu nedenle, verileri sıralarken başlık hücrelerinin seçili olmadığından emin olmanız gerekir. Başlık hücrelerini de seçerseniz, bunlar içindeki değere göre sıralanır.

Not: Verileri sağdan sola sıralamanın başka bir yolu, verileri transpoze etmek ve sütunlu bir biçimde almak olabilir. Bir kez sahip olduğunuzda, şimdiye kadar ele alınan sıralama yöntemlerinden herhangi birini kullanabilirsiniz. Sıralama tamamlandıktan sonra, elde edilen verileri kopyalayabilir ve aktarılmış veriler olarak yapıştırabilirsiniz.

Aşağıda, Excel'de verileri soldan sağa nasıl sıralayacağımı gösterdiğim bir video var.

Excel'de Büyük/Küçük Harfe Duyarlı Sıralama

Şimdiye kadar, yukarıdaki tüm örneklerde, sıralama büyük/küçük harften bağımsız olmuştur.

Peki ya sıralamayı büyük/küçük harfe duyarlı hale getirmek istiyorsanız.

Neyse ki, Excel, sıralamanın büyük/küçük harf duyarlı olmasını isteyip istemediğinizi belirtmenize olanak tanır.

Not: Çoğu zaman büyük/küçük harfe duyarlı sıralama konusunda endişelenmenize gerek olmasa da, verilerinizi Salesforce gibi bir veritabanından aldığınızda veya verileri manuel olarak harmanladığınızda ve farklı kişilerin aynı metni aynı metni girmesini sağladığınızda bu yardımcı olabilir. farklı durumlar. Büyük/küçük harfe duyarlı bir sıralamaya sahip olmak, aynı kişi/veritabanına ait tüm kayıtları bir arada tutmanıza yardımcı olabilir.

Aşağıda gösterildiği gibi bir veri kümeniz olduğunu ve bu verileri bölge sütununa göre sıralamak istediğinizi varsayalım:

Aşağıda, verileri alfabetik olarak sıralamanın yanı sıra büyük/küçük harfe duyarlı hale getirme adımları verilmiştir:

1. Tüm veri kümesini seçin
2. Veri sekmesine tıklayın
3. Sırala simgesini tıklayın. Bu, Sırala iletişim kutusunu açacaktır.
4. Sırala iletişim kutusunda, verilerimin üstbilgileri var'ın seçili olduğundan emin olun. Verilerinizin üstbilgileri yoksa, bunun işaretini kaldırabilirsiniz.
5. Seçenekler düğmesini tıklayın
6. Sıralama Seçenekleri iletişim kutusunda, 'Büyük/küçük harfe duyarlı' seçeneğini işaretleyin
7. Tamam'ı tıklayın.
8. 'Sıralama ölçütü' açılır menüsünden 'Bölge'yi seçin
9. "Sırala" açılır menüsünde "Hücre Değerleri"ni seçin.
10. Sipariş açılır menüsünde A'dan Z'ye öğesini seçin.
11. Tamam'ı tıklayın.

Yukarıdaki adımlar, verileri yalnızca bölgeye göre alfabetik olarak sıralamakla kalmaz, aynı zamanda büyük/küçük harfe duyarlı hale getirir.

Elde edilen verileri aşağıda gösterildiği gibi alacaksınız:

A'dan Z'ye sıralama yaptığınızda, küçük harfli metin, büyük harfli metnin üzerine yerleştirilir.

Orijinal Sıralama Düzenini Alma

Genellikle Excel'de verileri sıralarken, önceki veya orijinal sıralama düzenine geri dönüp yeniden başlamak isteyebilirsiniz.

Her seferinde bir adım geri gitmek için Excel'deki geri alma işlevini (Kontrol Z'yi kullanarak) kullanabilseniz de, verileri sıraladıktan sonra zaten birden çok şey yaptıysanız, bu durum kafa karıştırıcı olabilir.

Ayrıca, yalnızca çalışma kitabını açana kadar çalışmayı geri alır, ancak kaydedip kapattığınızda ve daha sonra açıp açtığınızda, orijinal sıralama düzenine geri dönemezsiniz.

Orijinal sıralama düzenini kaybetmediğinizden ve verileri sıraladıktan sonra bile geri almadığınızdan emin olmanın iki basit yolu:

1. Orijinal veri kümesinin bir kopyasını oluşturun. Bu, orijinal sıralama düzenine ihtiyacınız olmasa bile yapmanızı önerdiğim bir şey. Tüm verileri içeren bir çalışma kitabınız olabilir ve ardından çalışma kitabının bir kopyasını oluşturup kopya üzerinde çalışabilirsiniz. Kritik veri kümeleri üzerinde çalışırken, her gün bir kopya oluştururum (tarih veya sürüm numarası çalışma kitabı adının bir parçası olarak).
2. Bir dizi sayı içeren bir sütun ekleyin. Bu sayı dizisi, verileri sıraladığınızda tamamen karışır, ancak orijinal verilere geri dönmek istemeniz durumunda, bu sayı dizisine göre sıralama yapabilirsiniz.

Bu bölümde, bir dizi ekleyerek ve onu orijinal sıralama düzenini geri almak için kullanarak ne demek istediğini hızlıca göstereyim.

Aşağıda gösterildiği gibi bir veri kümeniz olduğunu varsayalım:

Bu verileri sıraladıktan sonra geri almanın bir yolunun olduğundan emin olmak için bir yardımcı sütun ekleyin ve içinde bir dizi sayı bulundurun (aşağıda gösterildiği gibi).

Sayılarla hızlı bir şekilde sütun eklemenin farklı yollarını gösteren bir öğretici burada

Yardımcı sütunu yerleştirdiğinizde, bu veri kümesini sıralarken onu eklediğinizden emin olun.

Bu verileri bölgeye göre sıraladığımı ve aşağıda gösterildiği gibi verileri aldığımı varsayalım:

Şimdi, orijinal veri kümesine geri dönmek istersem, bu verileri basitçe yeniden sıralayabilirim, ancak yardımcı sütuna göre (düşükten yükseğe).

Basit… değil mi?

Yardımcı sütunun görünmesini istemiyorsanız, onu gizleyebilir veya bir yedek oluşturup silebilirsiniz.

Excel'de Verileri Sıralarken Bazı Sık Karşılaşılan Sorunlar

Bu makalenin başında, size Excel'de verileri sıralamanın farklı yollarını gösterdim (şeritteki sıralama düğmeleri, sağ tıklama seçenekleri, filtre seçeneği ve sıralama iletişim kutusu dahil).

Yinelemek gerekirse, sıralama iletişim kutusunu kullanmak, ortaya çıkabilecek olasılıkları veya herhangi bir sorunu veya hatayı en aza indirir.

Şimdi size şeritteki sıralama düğmesini kullandığınızda nelerin yanlış gidebileceğini göstereyim (aşağıda gösterilenler)

Sütun Başlıklarını Tanımlamamak

Aşağıda gösterildiği gibi bir veri kümeniz olduğunu varsayalım:

Bu, hücre rengi ve kalın yazı tipiyle açıkça biçimlendirilmiş başlıklara sahip, düzgün biçimlendirilmiş bir veri kümesine benziyor.

Bu nedenle, bu verileri adlara göre sıraladığınızda (şeritteki sıralama düğmelerini kullanarak), başlığın en üstte kalmasını ve verilerin geri kalanının sıralanmasını beklersiniz.

Ancak bunu yaptığınızda ne olur - başlık da normal veri olarak kabul edilir ve sıralanır (aşağıda gösterildiği gibi).

Excel, üstbilgileri tanıyacak kadar akıllı olsa da, bu örnekte bunu başaramadı. Şeritteki sıralama simgesi düğmelerini kullanırken, bu verilerin üstbilgileri olduğunu manuel olarak belirtmenizin bir yolu yoktu.

Not: Bu sorun, veri kümesine sahip olduğumda ve başlıkları ekleyip biçimlendirdiğimde ve sıraladığımda ortaya çıkıyor. Normalde Excel, bir veri kümesinde başlıklar olduğunu tanımlayacak kadar akıllıdır (özellikle başlığın veri türü ve sütundaki veriler farklı olduğunda). Ancak bu durumda, başlığı ekleyip hemen sıraladığımda bunu yapamadı. Bu çalışma kitabını kaydedersem, kapatıp yeniden açarsam, Excel bir şekilde ilk satırı ve başlığı tanımlamayı başarır.

Çoğu durumda bu bir sorun olmasa da, şeritteki sıralama simgelerini kullandığınızda hala bir şansınız vardır, Bir iletişim kutusu kullanmak, başlıklarınızın olduğunu belirtebileceğiniz için bu sorunu ortadan kaldırır.

Boş Satırları/Sütunları Tanımlamamak

Bu sıralama sorunu biraz daha karmaşık ve tahmin edebileceğinizden çok daha yaygın.

Aşağıda gösterildiği gibi bir veri kümeniz olduğunu varsayalım. 6 numaralı satırın gizli olduğuna dikkat edin (ve boş bir satır).

Şimdi, verilerin ilk dört satırındaki (gizli boş satırın üstündekiler) herhangi bir hücreyi seçip bu verileri sıralama simgesi düğmelerini kullanarak sıralarsam, veri kümesindeki yalnızca ilk dört kaydı (2. satırdan satıra) sıralar. 5). Benzer şekilde, veri kümesinde gizli boş satırın altındaki herhangi bir hücreyi seçersem, yalnızca son yedi satırı sıralayacaktır.

Ve özellikle aramadığınız sürece, bu korkunç hatayı kaçırmanız muhtemeldir.

Bu sıralama hatasını yapmadığınızdan nasıl emin olabilirsiniz?

Bu soruna düşmediğinizden emin olmak için, sıralamadan önce veri kümenizi kontrol etmeniz gerekir.

Verileri sıralamadan önce tüm veri kümesini seçin.

Bunu, veri kümesindeki herhangi bir hücreyi seçip ardından Control + A klavye kısayolunu kullanarak yapabilirsiniz.

Veri kümenizde boş satırlar/sütunlar varsa, veri kümesinin tamamı seçilmez. Bunu, seçimin ana hatlarını hızlıca tarayarak belirleyebilirsiniz.

Seçimin dışında kalan bazı veriler olduğunu görürseniz, manuel olarak seçebilirsiniz.

Bu sorundan kaçınıldığından emin olmak için, önce tüm gizli satırları ve sütunları göstermek ve ardından tüm veri kümesini seçerek veya önce boş satırları silerek verileri sıralamaya devam etmek en iyisidir.

Kısmi Sıralama (Soyadına Göre)

Bazen metnin bir kısmına göre sıralamak istediğiniz bir veri kümeniz olabilir.

Örneğin, aşağıda gösterilen veri setine sahip olduğumu ve bu verileri soyadına göre sıralamak istediğimi varsayalım.

Bunu yapmak için, bir sütunda yalnızca soyadım olacak şekilde bu verileri ayırmam gerekiyor. Elimde olduğunda, verileri sıralamak için bu sütunu kullanabilirim.

Aşağıda bana soyadını verebilecek bir formül var:

=SAĞ(B2,UZUNLUK(B2)-BUL(" ",B2))

Bu size aşağıda gösterildiği gibi bir sonuç verecektir.

Artık bu verileri sıralamak için Soyadı sütununu kullanabilirsiniz.

Tamamlandığında, soyadı sütununu silebilir veya gizleyebilirsiniz.

Yukarıdaki formülün, yalnızca adı ve soyadı olan ve aralarında çift boşluk olmayan adlarınız olduğunda çalıştığını unutmayın. Farklı ad verileriniz varsa, formülü ayarlamanız gerekecektir. Adları sınırlayıcı olarak boşluk karakterine göre hızlı bir şekilde bölmek için Metni Sütuna Yaz'ı da kullanabilirsiniz.

Bu, kısmi verilere dayalı sıralamanın yalnızca bir örneğidir. Diğer örnekler, bir adresteki şehirlere göre veya departman kodlarına göre çalışan kimliğine göre sıralamayı içerebilir.

Ayrıca, sıralamanız gereken metin metnin başındaysa, yalnızca normal sıralama özelliğini kullanabilirsiniz.

Diğer Sıralama Örnekleri (Formül ve VBA Kullanarak)

Şimdiye kadar bu eğitimde, Excel'de yerleşik sıralama işlevini kullandığımız örnekleri ele aldım.

Formül Kullanarak Otomatik Olarak Sıralama

Yerleşik sıralama işlevini kullandığınızda ve ardından veri kümesinde herhangi bir değişiklik yaptığınızda, yeniden sıralamanız gerekir. Sıralama işlevi dinamik değildir.

Herhangi bir değişiklik olduğunda otomatik olarak sıralanan bir veri seti almak isterseniz, bunu yapmak için formülleri kullanabilirsiniz.

Bunu yapmak için orijinal veri kümesini ve sıralanmış veri kümesini (aşağıda gösterildiği gibi) ayrı tutmanız gerektiğini unutmayın.

Formülleri kullanarak alfabetik olarak nasıl sıralayacağımı anlattığım ayrıntılı bir eğitimim var. Bunu yapmak için iki yöntem gösterir - yardımcı sütunları kullanmak ve bir dizi formülü kullanmak.

Excel ayrıca bunu kolayca yapabilen SIRALAMA dinamik dizi formülünü de tanıttı (yardımcı sütun veya karmaşık bir dizi formülü olmadan). Ancak bu oldukça yeni olduğundan, Excel sürümünüzde buna erişiminiz olmayabilir.

VBA Kullanarak Sıralama

Son olarak, tüm sıralama iletişim kutusunu veya diğer sıralama seçeneklerini atlamak istiyorsanız, verilerinizi sıralamak için VBA'yı kullanabilirsiniz.

Aşağıdaki örnekte, sütun başlığına çift tıkladığımda verileri sıralayan bir veri kümem var. Bu, sıralamayı kolaylaştırır ve daha kullanıcı dostu hale getirmek için panolarda kullanılabilir.

VBA kullanarak verileri nasıl sıralayacağımı ve yukarıda gösterildiği gibi bir şey oluşturmayı ele aldığım ayrıntılı bir eğitim.

Excel'de verileri sıralamanın farklı yollarını ve bunu yaparken aklınızda bulundurmanız gereken her şeyi size göstermek için birçok örneği ele almaya çalıştım.

Umarım bu öğreticiyi faydalı bulmuşsunuzdur.