Excel'de Veri Giriş Formu Nasıl Oluşturulur (Adım Adım Kılavuz)

Excel'de Veri Giriş Formlarını Kullanma Videosunu İzleyin

Aşağıda, bir videoyu izlemek yerine okumayı tercih etmeniz durumunda Excel Veri Girişi formu hakkında ayrıntılı bir yazılı eğitim verilmiştir.

Veri girişi söz konusu olduğunda Excel'in birçok kullanışlı özelliği vardır.

Ve böyle bir özellik, Veri Giriş Formu.

Bu derste size veri giriş formlarının ne olduğunu ve bunların Excel'de nasıl oluşturulacağını ve kullanılacağını göstereceğim.

Veri Giriş Formları Hakkında Neden Bilmeniz Gerekiyor?

Belki yapmazsın!

Ancak veri girişi günlük işlerinizin bir parçasıysa, bu özelliğe göz atmanızı ve zamandan tasarruf etmenize (ve sizi daha verimli hale getirmenize) nasıl yardımcı olabileceğini görmenizi öneririm.

Excel'de veri girişi söz konusu olduğunda karşılaştığım (ve insanların karşılaştığını gördüğüm) iki yaygın sorun var:

1. zaman alıcı. Verileri bir hücreye girmeniz, ardından bir sonraki hücreye gitmeniz ve bunun için verileri girmeniz gerekir. Bazen yukarı kaydırmanız ve hangi sütun olduğunu ve hangi verilerin girilmesi gerektiğini görmeniz gerekir. Veya sağa kaydırın ve çok sayıda sütun olması durumunda başa dönün.
2. Hataya açık. 40 giriş gerektiren çok büyük bir veri kümeniz varsa, o hücre için tasarlanmamış bir şey girme olasılığınız vardır.

Bir veri giriş formu, süreci daha hızlı ve daha az hataya açık hale getirerek yardımcı olabilir.

Excel'de veri giriş formunun nasıl oluşturulacağını göstermeden önce, ne işe yaradığını hızlıca göstereyim.

Aşağıda, bir kuruluşta işe alım ekibi tarafından tipik olarak tutulan bir veri seti bulunmaktadır.

Bir kullanıcının her yeni kayıt eklemesi gerektiğinde, bir sonraki boş satırdaki hücreyi seçmesi ve ardından her bir sütun için giriş yapmak için hücre hücre gitmesi gerekecektir.

Bu, bunu yapmanın mükemmel bir yolu olsa da, Excel'de bir Veri Giriş Formu kullanmak daha verimli bir yol olacaktır.

Aşağıda bu veri setine giriş yapmak için kullanabileceğiniz bir veri giriş formu bulunmaktadır.

Vurgulanan alanlar, verileri gireceğiniz yerdir. Bittiğinde, verileri tablonun bir parçası yapmak için Enter tuşuna basın ve bir sonraki girişe geçin.

Aşağıda nasıl çalıştığına dair bir demo var:

Gördüğünüz gibi, her şey tek bir iletişim kutusunda bulunduğundan, bu normal veri girişinden daha kolaydır.

Excel'de Veri Giriş Formu

Excel'de bir veri giriş formu kullanmak biraz ön çalışma gerektirir.

Excel'de bir veri giriş formu kullanma seçeneğinin olmadığını fark edeceksiniz (şeritteki herhangi bir sekmede değil).

Kullanmak için önce Hızlı Erişim Araç Çubuğuna (veya şeride) eklemeniz gerekir.

Hızlı Erişim Araç Çubuğuna Veri Giriş Formu Seçeneği Ekleme

Aşağıda, Hızlı Erişim Araç Çubuğuna veri giriş formu seçeneğini ekleme adımları verilmiştir:

1. Hızlı Erişim Araç Çubuğundaki mevcut simgelerden herhangi birine sağ tıklayın.
2. 'Hızlı Erişim Araç Çubuğunu Özelleştir'e tıklayın.
3. Açılan 'Excel Seçenekleri' iletişim kutusunda, açılır menüden 'Tüm Komutlar' seçeneğini seçin.
4. Komut listesini aşağı kaydırın ve 'Form'u seçin.
5. 'Ekle' düğmesine tıklayın.
6. Tamam'ı tıklayın.

Yukarıdaki adımlar, Form simgesini Hızlı Erişim Araç Çubuğuna ekler (aşağıda gösterildiği gibi).

QAT'ye sahip olduğunuzda, veri kümenizdeki (giriş yapmak istediğiniz) herhangi bir hücreye tıklayabilir ve Form simgesine tıklayabilirsiniz.

Not: Veri Giriş Formunun çalışması için verilerinizin bir Excel Tablosunda olması gerekir. Henüz değilse, onu bir Excel Tablosuna dönüştürmeniz gerekir (klavye kısayolu - Control + T).

Veri Giriş Formunun Bölümleri

Excel'de bir Veri Giriş Formu'nun birçok farklı düğmesi vardır (aşağıda görebileceğiniz gibi).

Her bir düğmenin ne hakkında olduğuna dair kısa bir açıklama:

• Yeni: Bu, formdaki mevcut tüm verileri siler ve yeni bir kayıt oluşturmanıza olanak tanır.
• Silmek: Bu, mevcut bir kaydı silmenizi sağlar. Örneğin yukarıdaki örnekte Sil tuşuna basarsam Mike Banes'in kaydını silecektir.
• Onarmak: Mevcut bir girişi düzenliyorsanız, formdaki önceki verileri geri yükleyebilirsiniz (Yeni'yi tıklamadıysanız veya Enter'a basmadıysanız).
• Öncekini Bul: Bu, önceki girişi bulacaktır.
• Sonraki Bul: Bu, sonraki girişi bulacaktır.
• Kriterler: Bu, belirli kayıtları bulmanızı sağlar. Örneğin adayın işe alındığı tüm kayıtları arıyorsam Kriterler butonuna tıklayıp Durum alanına İşe Alındı ​​yazıp bul butonlarını kullanmam gerekiyor. Bunun örneği, bu eğitimde daha sonra ele alınmıştır.
• Kapat: Bu, formu kapatacaktır.
• Kaydırma çubuğu: Kayıtlar arasında gezinmek için kaydırma çubuğunu kullanabilirsiniz.

Şimdi Excel'de bir Veri Girişi formu ile yapabileceğiniz her şeyi gözden geçirelim.

Veri Girişi formu iletişim kutusunu açabilmek için verilerinizi bir Excel Tablosuna dönüştürmeniz ve tablodaki herhangi bir hücreyi seçmeniz gerektiğini unutmayın.

Excel Tablosunda bir hücre seçmediyseniz, aşağıda gösterildiği gibi bir istem gösterecektir:

Yeni Giriş Oluşturma

Excel'deki Veri Giriş Formu'nu kullanarak yeni bir giriş oluşturma adımları aşağıdadır:

1. Excel Tablosunda herhangi bir hücreyi seçin.
2. Hızlı Erişim Araç Çubuğundaki Form simgesine tıklayın.
3. Verileri form alanlarına girin.
4. Tabloya kaydı girmek ve bir sonraki kayıt için boş bir form almak için Enter tuşuna basın (veya Yeni düğmesine tıklayın).

Mevcut Kayıtlarda Gezinme

Veri Giriş Formu'nu kullanmanın faydalarından biri, iletişim kutusundan hiç çıkmadan kayıtları kolayca gezebilmeniz ve düzenleyebilmenizdir.

Bu, özellikle çok sayıda sütun içeren bir veri kümeniz varsa yararlı olabilir. Bu, sizi çok fazla kaydırma ve ileri geri gitme sürecinden kurtarabilir.

Aşağıda, bir veri giriş formu kullanarak kayıtlarda gezinme ve düzenleme adımları yer almaktadır:

1. Excel Tablosunda herhangi bir hücreyi seçin.
2. Hızlı Erişim Araç Çubuğundaki Form simgesine tıklayın.
3. Bir sonraki girişe gitmek için 'Sonrakini Bul' düğmesine tıklayın ve bir önceki girişe gitmek için 'Önceki Bul' düğmesine tıklayın.
4. Bir girişi düzenlemek için değişikliği yapın ve enter tuşuna basın. Orijinal girişe geri dönmek istiyorsanız (enter tuşuna basmadıysanız), 'Geri Yükle' düğmesini tıklayın.

Girişler arasında tek tek gezinmek için kaydırma çubuğunu da kullanabilirsiniz.

Yukarıdaki anlık görüntü, birbiri ardına tüm kayıtlardan geçtiğiniz temel gezinmeyi gösterir.

Ancak kriterlere göre tüm kayıtlar arasında hızlı bir şekilde gezinebilirsiniz.

Örneğin, durumu 'Devam Ediyor' olan tüm girişleri gözden geçirmek istiyorsanız, aşağıdaki adımları kullanarak bunu yapabilirsiniz:

• Excel tablosundaki herhangi bir hücreyi seçin.
• Hızlı Erişim Araç Çubuğundaki Form simgesine tıklayın.
• Veri Giriş Formu iletişim kutusunda, Kriterler düğmesini tıklayın.
• Durum alanına "Devam Ediyor" yazın. Bu değerin büyük/küçük harfe duyarlı olmadığını unutmayın. Bu nedenle, DEVAM ETMEKTEDİR girseniz bile, yine de çalışır.
• Durumun Devam Ediyor olduğu girişler arasında gezinmek için Öncekini Bul/Sonrakini Bul düğmelerini kullanın.

Kriterler, çok büyük bir veri kümeniz olduğunda ve belirli bir kriter kümesini karşılayan kayıtları hızlıca gözden geçirmek istediğinizde çok kullanışlı bir özelliktir.

Veriler arasında gezinmek için birden çok ölçüt alanı kullanabileceğinizi unutmayın.

Örneğin, 07-08-2018 tarihinden sonra tüm 'Devam Ediyor' kayıtlarını incelemek istiyorsanız, 'Tarih' alanı ve 'Devam Ediyor' için kriterlerde '>07-08-2018' kullanabilirsiniz. durum alanındaki değer. Artık Öncekini Bul/Sonrakini Bul düğmelerini kullanarak gezindiğinizde, yalnızca 07-08-2018 tarihinden sonra durumun Devam Ediyor olduğu kayıtları gösterecektir.

Kriterlerde joker karakterler de kullanabilirsiniz.

Örneğin, verileri girerken tutarsızsanız ve bir kelimenin varyasyonlarını (Devam Ediyor, devam ediyor, devam ediyor ve devam ediyor gibi) kullandıysanız, bu kayıtları almak için joker karakterler kullanmanız gerekir.

Bunu yapmak için gereken adımlar aşağıdadır:

1. Excel tablosundaki herhangi bir hücreyi seçin.
2. Hızlı Erişim Araç Çubuğundaki Form simgesine tıklayın.
3. Kriterler düğmesini tıklayın.
4. Durum alanına şunu girin: *ilerleme
5. Durumun Devam Ediyor olduğu girişler arasında gezinmek için Öncekini Bul/Sonrakini Bul düğmelerini kullanın.

Bu, yıldız işareti olarak çalışır (*), Excel'de herhangi bir sayıda karakteri temsil edebilen bir joker karakterdir. Bu nedenle, durum 'ilerleme' içeriyorsa, öncesinde ne olursa olsun Öncekini Bul/Sonrakini Bul düğmeleri tarafından alınır).

Bir Kaydı Silme

Veri Giriş formunun kendisinden kayıtları silebilirsiniz.

Bu, belirli bir kayıt türünü bulmak ve bunları silmek istediğinizde faydalı olabilir.

Veri Giriş Formu kullanarak bir kaydı silme adımları aşağıdadır:

1. Excel tablosundaki herhangi bir hücreyi seçin.
2. Hızlı Erişim Araç Çubuğundaki Form simgesine tıklayın.
3. Silmek istediğiniz kayda gidin
4. Sil düğmesini tıklayın.

Tüm bunların sadece kayıtlara girmek ve kayıtlar arasında gezinmek için çok fazla iş gibi göründüğünü düşünseniz de, çok fazla veriyle çalışıyorsanız ve oldukça sık veri girişi yapmanız gerekiyorsa, çok zaman kazandırır.

Veri Girişini Kurallara Göre Kısıtlama

Girilen verilerin birkaç kurala uygun olduğundan emin olmak için hücrelerde veri doğrulamayı kullanabilirsiniz.

Örneğin, veri girişi sırasında tarih sütununun yalnızca bir tarihi kabul ettiğinden emin olmak istiyorsanız, yalnızca tarihlere izin vermek için bir veri doğrulama kuralı oluşturabilirsiniz.

Bir kullanıcı tarih olmayan bir veri girerse, buna izin verilmeyecek ve kullanıcıya bir hata gösterilecektir.

Veri girişi yaparken bu kuralların nasıl oluşturulacağı aşağıda açıklanmıştır:

1. Veri doğrulama kuralı oluşturmak istediğiniz hücreleri (hatta tüm sütunu) seçin. Bu örnekte A sütununu seçtim.
2. Veri sekmesine tıklayın.
3. Veri Doğrulama seçeneğini tıklayın.
4. "Veri Doğrulama" iletişim kutusunda, "Ayarlar" sekmesinde, "İzin Ver" açılır menüsünden "Tarih"i seçin.
5. Başlangıç ​​ve bitiş tarihini belirtin. Bu tarih aralığındaki girişler geçerli olacak ve geri kalanların tümü reddedilecektir.
6. Tamam'ı tıklayın.

Şimdi, Tarih sütununa veri girmek için veri giriş formunu kullanırsanız ve bu bir tarih değilse, izin verilmeyecektir.

Aşağıda gösterildiği gibi bir mesaj göreceksiniz:

Benzer şekilde, kullanıcıların yanlış veri girmediğinden emin olmak için veri giriş formlarıyla veri doğrulamayı kullanabilirsiniz. Bunu kullanabileceğiniz bazı örnekler sayılar, metin uzunluğu, tarihler vb.

Excel Veri Giriş Formu hakkında bilmeniz gereken birkaç önemli nokta şunlardır:

1. Kayıtlar arasında gezinirken joker karakterler kullanabilirsiniz (kriter seçeneği ile).
2. Veri Giriş Formunu kullanabilmek için bir Excel tablonuz olması gerekmektedir. Ayrıca, formu kullanmak için içinde bir hücrenin seçili olması gerekir. Ancak bunun bir istisnası var. 'Veritabanı' adında bir adlandırılmış aralığınız varsa, bir Excel tablonuz olsa bile Excel Formu bu adlandırılmış aralığa da atıfta bulunacaktır.
3. Veri Girişi formundaki alan genişliği, verilerin sütun genişliğine bağlıdır. Sütun genişliğiniz çok darsa, aynısı forma da yansır.
4. Veri giriş formuna madde işaretleri de ekleyebilirsiniz. Bunu yapmak için sayısal tuş takımınızdan ALT + 7 veya ALT + 9 klavye kısayolunu kullanın. İşte madde işaretleri hakkında bir video.