Verilerinizi/çalışmalarınızı Excel'de sık sık yazdırıyorsanız, tek bir sayfa yerine birden çok sayfa yazdırırken sorunla karşılaştığınızdan eminim.
Bazen fazladan birkaç satırlık veriyi yerleştirmek için yeni bir sayfanın yazdırılması o kadar sinir bozucudur ki (bu da kağıt israfına yol açar).
Excel verilerinin bir sayfada (veya büyük bir rapor yazdırıyorsanız daha az sayıda sayfada) yazdırıldığından emin olmak için kullanabileceğiniz bazı basit teknikler vardır.
Bu Excel eğitiminde, kullanabileceğiniz bazı yöntemleri paylaşacağım. Excel sayfasını bir sayfaya yazdır. En iyi sonucu elde etmek için bu yöntemlerin bir kombinasyonunu kullanabilirsiniz.
O halde başlayalım!
Kaç Sayfa Yazdırılacağını Kontrol Edin (Önizleme)
Excel çalışmasını tek bir sayfada yazdırmak için ayarları optimize etmeye başlamadan önce, Baskı Önizleme'yi kullanarak mevcut durumu kontrol etmek en iyisidir.
Merak etme! Bunun için herhangi bir şey yazdırmanız gerekmez. Basılı çalışmanın nasıl görüneceğini ve kaç sayfa yazdırılacağını kolayca kontrol edebilirsiniz.
Bu, yazdırılan raporunuzu güzel ve okunaklı tutarken minimum sayıda kağıt kullandığınızdan emin olmak için değiştirebileceğiniz şeyleri anlamanıza olanak tanır.
Aşağıda, son yazdırma işinin nasıl görüneceğini görmek için Baskı Önizleme'yi kullanma adımları verilmiştir:
- Dosya sekmesine tıklayın
- Yazdırma Seçeneğini tıklayın
Veya klavye kısayolunu kullanabilirsiniz Kontrol + P (Mac kullanıyorsanız Command + P)
Bu, kaç sayfa yazdırılacağını ve her sayfada ne yazdırılacağını görebileceğiniz Baskı önizleme sayfasını açar.
Baskı önizleme modundayken sonraki/önceki sayfaya gitmek için ok tuşlarını kullanabilirsiniz.
Excel Sayfasını Tek Sayfaya Sığdırma ve Yazdırma Yolları
Şimdi, tüm verileri tek bir sayfaya sığdırmak için kullanabileceğiniz bazı yöntemlere bakalım ve ardından raporunuzu bir sayfaya (veya daha az sayıda sayfaya) yazdırın.
Sütun Genişliğini (veya Satır yüksekliğini) ayarlayın
Çoğu durumda, sütunlarınızın çok geniş olması gerekmez.
Ve bu, bir sayfada ne kadar veri yazdırılacağının doğrudan bir belirleyicisi olduğundan, sütun genişliğini azaltarak çok fazla kağıt tasarrufu yapabilirsiniz.
Ama sonra, yeterince yapıp yapmadığınızı nasıl anlarsınız? Her şeyi tek bir sayfaya sığdırmak için ne kadar sütun genişliğini azaltmanız gerektiğini nereden biliyorsunuz?
Bunu kolaylaştırmak için, Excel'de Sayfa Düzeni Görünümü - bu, raporunuzun her sayfasına ne kadar veri yazdırılacağını gerçek zamanlı olarak gösterir.
Aşağıda Sayfa Düzeni moduna girme ve ardından sütun genişliğini azaltma adımları verilmiştir:
- Şeritteki Görünüm sekmesine tıklayın
- Çalışma Kitabı Görünümleri grubunda, 'Sayfa Düzeni' seçeneğini tıklayın. Bu, verilerin görüntülenme şeklini değiştirecektir (ve çalışma sayfasının üstünde ve solunda ölçekler göreceksiniz)
- Verileri bir sayfaya sığdırmak için sütun genişliğini azaltın. Bunu yapmak için, boyutunu küçültmek istediğiniz sütun başlığında imleci imlecin kenarına getirin. Ardından tıklayın ve sürükleyin.
Tüm verileri tek bir sayfada topladıktan sonra devam edip yazdırabilirsiniz.
Bazı durumlarda, bir hücredeki verilerin kesildiğini ve tam olarak görüntülenmediğini görebilirsiniz. Bu genellikle sütun genişliğini değiştirdiğinizde olur. Excel'de Metni kaydır seçeneğini etkinleştirerek bunu düzeltebilirsiniz.
Normal görünüme dönmek (ve Sayfa Düzeni görünümünden çıkmak) için Görünüm sekmesine tıklayın ve ardından 'Normal'e tıklayın.
Ölçeklendirmeyi Değiştirin (Tüm Satırları/Sütunları Tek Sayfaya Sığdır)
Excel, çalışma sayfasını bir sayfada daha fazla satır/sütun sığacak şekilde yeniden ölçeklendirmenize olanak tanıyan yerleşik bir seçeneğe sahiptir.
Bunu yaptığınızda, tüm sütunları veya satırları tek bir sayfaya sığdırmak için her şeyi küçültür.
Yazdırıldığında sütunların bir sonraki sayfaya taştığı bir sayfanız olduğunu varsayalım.
Aşağıda, yazdırırken sayfayı küçültme adımları verilmiştir:
- Dosya sekmesine tıklayın
- Yazdır'a tıklayın (veya klavye kısayolunu kullanın - Control + P)
- Yazdır penceresinde, Ölçekleme seçeneğine tıklayın (soldaki son seçenektir)
- Seçeneklerden herhangi birine tıklayın:
- Sayfayı Tek Sayfaya Sığdır
- Tüm Sütunları Bir Sayfada Köknar
- Tüm Satırları Tek Sayfaya Sığdır
Yukarıdaki adımlar, sayfayı sayfaya sığacak şekilde ölçeklendirir (seçtiğiniz seçeneklere göre). Ayrıca sağdaki sayfa önizlemesinde verilerin nasıl görüneceğini de görebileceksiniz.
"Sayfayı Tek Sayfaya Sığdır" seçeneği, yalnızca taşan birkaç satır/sütununuz olduğunda uygundur. Çok sayıda olması durumunda, bu seçeneğin kullanılması yazdırılan verilerin okunamayacak kadar küçük olmasına neden olabilir.Bu, çalışma sayfası verilerini etkilemez. Verileri yalnızca yazdırma amacıyla ölçeklendirir.
Satırları/Sütunları Gizle veya Sil
Yazdırma sırasında her şeyi tek bir sayfada almanın başka bir akıllı yolu da ihtiyacınız olmayan sütunları veya satırları gizlemektir.
Daha sonra ihtiyaç duymanız durumunda bunları tekrar görünür yapma seçeneğiniz her zaman vardır, ancak bunları yazdırma sırasında gizlemek, alanı optimize ettiğinizden ve yazdırmak için daha az sayfa kullandığınızdan emin olmanızı sağlar.
Bir satırı/sütun gizlemek için, onları seçin, sağ tıklayın ve ardından Gizle'yi seçin.
Yine, önce Sayfa Düzeni moduna girip bunu yapmak en iyisidir. Bu, tüm verileri Excel'de tek bir sayfaya sığdırmak için kaç satır/sütun gizlemeniz gerektiğini görmenizi sağlar.
Ve işte Excel'deki satırları/sütunları gösterme adımları.
Sayfa Yönünü Değiştir
Daha fazla sütun ve satırınız varsa, yazdırırken sayfanın yönünü değiştirmek mantıklıdır.
Excel'de iki Yönlendirme vardır;
- Dikey (Excel'de varsayılan) - Sütunlardan daha fazla satır yazdırılır
- Yatay - Satırlardan daha fazla sütun yazdırılıyor
Satırlardan daha fazla sütununuz varsa (aşağıda gösterildiği gibi), verilerinizin tek bir sayfaya sığmasını ve yazdırılmasını sağlamak için sayfa yönünü Yatay olarak değiştirebilirsiniz.
Excel'de sayfa yönünü değiştirme adımları aşağıdadır:
- Sayfa Düzeni sekmesini tıklayın
- Sayfa Yapısı grubunda, iletişim kutusu başlatıcısına tıklayın. Bu, 'Sayfa Yapısı' iletişim kutusunu açacaktır.
- İletişim kutusundaki Sayfa sekmesine tıklayın (önceden seçilmediyse)
- Oryantasyon seçeneğinde, Yatay'ı seçin.
- Tamam'ı tıklayın
Artık Baskı Önizleme'ye gidebilir ve yazdırılan raporunuzun nasıl görüneceğini görebilirsiniz.
Sayfa Yapısı iletişim kutusunu açmak için klavye kısayolu ALT + P + S + P (bu tuşlara art arda basın)
Alternatif olarak, ayarlardaki açılır menüden Yatay Yönlendirme'yi seçerek Baskı Önizleme penceresindeki yönlendirmeyi de değiştirebilirsiniz.
Sayfa Kenar Boşluklarını Değiştirin
Bazen yeni bir sayfada yazdırılan bir veya iki fazladan sütununuz olur (veya sonraki sayfaya dökülen birkaç fazladan satır).
Sayfa kenar boşluklarında küçük bir ayarlama, her şeyi tek bir sayfaya sığdırmanıza yardımcı olabilir.
Sayfa kenar boşluklarının ne olduğunu merak ediyorsanız - bir Excel çalışma sayfası yazdırdığınızda, yazdırılan her sayfanın kenarlarında bir miktar boşluk olacaktır. Bu, verilerin yazdırıldığında iyi görünmesini sağlamak için tasarım gereğidir.
Bu beyaz boşluğu (sayfa kenar boşluğunu) azaltma ve tek bir sayfaya daha fazla veri sığdırma seçeneğiniz vardır.
Excel'de sayfa kenar boşluğunu azaltma adımları aşağıdadır:
- Sayfa Düzeni sekmesini tıklayın
- Sayfa Yapısı grubunda, "Kenar Boşlukları"na tıklayın
- Dar'a tıklayın
Yukarıdaki adımlar sayfa kenar boşluğunu azaltır ve aynı sayfada fazladan bazı satırların/sütunların sıkıştırıldığını görebilirsiniz.
Sayfa kenar boşluğunu daha da azaltmak istiyorsanız, şeritteki "Kenar Boşlukları" seçeneğine tıklayın ve ardından "Özel Kenar Boşlukları"na tıklayın. Bu, kenar boşluklarını daha fazla ayarlayabileceğiniz Sayfa Yapısı İletişim kutusunu açacaktır.
Yazı Tipi Boyutunu Küçült
Bazı ekstra satırları/sütunları (şu andan itibaren yazdırıldığında ek sayfalara dökülen) hızlı bir şekilde aynı sayfaya sığdırmanın başka bir basit yolu yazı tipi boyutunu küçültmek olabilir.
Bu, yazdırıldığında bir sayfaya sığması için birkaç sütunu yeniden boyutlandırmanıza olanak tanır.
Bu, genellikle ekte yer alan yazdırılmış verileriniz olduğunda yararlı olabilir - sahip olmanız gereken ancak kimsenin okumadığı veya umursamadığı bir şey.
Yalnızca Seçili Verileri Yazdır (veya Yazdırma Alanını Ayarla)
Bazen büyük bir veri kümeniz olabilir, ancak hepsini yazdırmak istemeyebilirsiniz. Belki sadece seçilen verileri yazdırmak istiyorsunuz.
Bu, çalışma sayfasında seçilen verileri hızlı bir şekilde yazdırmak istediğiniz tek seferlik bir şeyse, aşağıdaki adımı kullanarak bunu yapabilirsiniz:
- Yazdırmak istediğiniz verileri seçin
- Dosya sekmesine tıklayın
- Yazdır'a tıklayın (veya klavye kısayolunu kullanın - Control + P)
- Açılan Yazdır ekranında, Ayarlar'daki ilk seçeneğe tıklayın.
- Seçimi Yazdır seçeneğine tıklayın. Önizlemenin de size yalnızca yazdırılacak kısmı gösterecek şekilde değiştiğini fark edeceksiniz.
- Yazdır'a tıklayın.
Yukarıdaki adımlar yalnızca seçilen veri kümesini yazdırır.
Yazdırıldığında tek bir sayfaya sığamayan bir veri kümesi seçmeniz durumunda, birden çok sayfaya yazdırılacağını unutmayın. Ancak, seçimi tek bir sayfada yazdırmak için ölçeklendirmeyi "Sayfayı Tek Sayfaya Sığdır" olarak değiştirebilirsiniz.
Yukarıdaki yöntem, seçilen verileri arada bir yazdırmanız gerektiğinde iyidir.
Ancak aynı seçimi birden çok çalışma sayfasından yazdırmanız gerekir, yazdırma alanını ayarlamak daha iyi bir fikirdir. Bir kez ayarlandığında, Excel bu Yazdırma Alanını yazdırılması gereken kısım olarak kabul eder ve sayfadaki diğer verileri yok sayar.
Excel'de yazdırma alanını ayarlama adımları aşağıdadır:
- Yazdırma alanı olarak ayarlamak istediğiniz verileri seçin
- Sayfa Düzeni sekmesini tıklayın
- Sayfa Yapısı grubunda, Yazdırma Alanı seçeneğine tıklayın
- Yazdırma Alanını Ayarla'ya tıklayın
Bu kadar!
Şimdi, bir çalışma sayfasını yazdırmayı denediğinizde, yalnızca yazdırma alanı yazdırılacaktır (ve yalnızca bu, Baskı Önizleme'de gösterilecektir).
[Bonus] Sayfa Sonları Ekle
Büyük bir veri kümeniz varsa. tek bir sayfaya sığmayacağı ve bu verilerin tamamının yazdırılmasının birden fazla sayfa alacağı aşikar.
Excel'in geçerli sayfada yazdırmayı nerede durduracağını bilmesi ve geri kalanını sonraki sayfaya dağıtması için Excel'de sayfa sonları ekleyebilirsiniz.
Excel'de sayfa sonları ekleme adımları aşağıdadır:
- Sayfa sonunu eklemek istediğiniz hücreyi seçin. Bu hücreden itibaren her şey bir sonraki sayfaya yazdırılacaktır.
- Sayfa Düzeni sekmesini tıklayın
- Sayfa Yapısı grubunda, Sonlar seçeneğine tıklayın
- Sayfa Sonları Ekle'ye tıklayın
Yukarıdaki adımlar bir sayfa sonu ekler ve sayfa sonundan önceki her şey bir sayfaya ve kalan veriler diğer sayfalara yazdırılır.
Yazdırma alanını ayarladıysanız, sayfa sonlarına göre öncelikli olacağını unutmayın.
Dolayısıyla bunlar, verileri tek bir sayfaya sığdırmak ve bir sayfada bir Excel elektronik tablosu yazdırmak için kullanabileceğiniz çeşitli yöntemlerdir. Çok fazla veriye sahip olduğunuz durumlarda, tek sayfaya yazdırmak mantıklı olmayabilir, ancak yine de kağıt kullanımını en aza indirmek ve aynı verileri daha az sayfaya sığdırmak için yukarıdaki yöntemleri kullanabilirsiniz.
Umarım bu öğreticiyi faydalı bulmuşsunuzdur.
